Ein Sportcamp oder Feriencamp gehört zu den schönsten Angeboten, die ein Verein, eine Schule oder eine Jugendorganisation machen kann, und zu den aufwendigsten, wenn es um die Anmeldung geht. Eltern wollen wissen, welche Wochen noch frei sind, sie melden drei Kinder für zwei verschiedene Wochen an und fragen, ob das Mittagessen dabei ist. Kommen die Anmeldungen per E-Mail und die Zahlungen per Überweisung, verbringen Sie mehr Abende mit dem Abgleichen von Listen als mit der Planung von Spielen.
Hier lesen Sie, welche Entscheidungen die Anmeldung zum Feriencamp einfach machen, für Sommercamps ebenso wie für die kürzeren Camps in den Herbst-, Oster- und Pfingstferien: Preise, Geschwister, Gesundheitsangaben und Stornierungen. Danach folgt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein Anmeldeformular für Ihr Sportcamp mit Online-Zahlung, einer Höchstzahl pro Woche und einer Warteliste.
Kurz gesagt:
- Legen Sie vorher fest, ob Sie ganze Wochen, einzelne Tage oder beides anbieten und wie viele Kinder in jede Gruppe passen.
- Bitten Sie um eine Anmeldung pro Kind, wenn die Plätze begrenzt sind. So stimmt die Zählung immer.
- Fragen Sie nur die Gesundheitsangaben ab, die Sie wirklich brauchen, und planen Sie, wann Sie sie wieder löschen.
- Schreiben Sie Ihre Stornoregeln auf, bevor die Anmeldung öffnet, nicht erst nach der ersten Absage.
Drei Entscheidungen vor dem Anmeldestart
Wochen, Tage oder beides
Die meisten Feriencamps laufen wochenweise, von Montag bis Freitag. Manche verkaufen auch einzelne Tage, praktisch für Eltern, die nur für ein oder zwei Tage eine Betreuung suchen. Dann kann ein Tag aber nur verkauft werden, solange an diesem Tag noch Platz ist, auch für die Kinder, die die ganze Woche gebucht haben. Entscheiden Sie früh, ob Sie Einzeltage anbieten und ob eine ganze Woche günstiger ist als fünf Einzeltage.
Plätze pro Woche und pro Gruppe
Zählen Sie Ihre Plätze von unten nach oben: wie viele Trainerinnen, Trainer oder Betreuende Sie haben, wie viele Kinder jede Person betreuen kann und wie viel Platz Halle oder Sportplatz bieten. Teilen Sie die Kinder nach Alter ein (4 bis 6, 7 bis 9, 10 bis 12 Jahre), hat jede Gruppe in jeder Woche ihre eigene Höchstzahl. Diese Zahlen werden die Grenzen in Ihrem Formular.
Wann die Anmeldung öffnet
Beliebte Camps sind innerhalb weniger Stunden ausgebucht. Kündigen Sie einen festen Startzeitpunkt an, etwa Samstag um 10 Uhr, damit berufstätige Eltern dieselbe Chance haben wie alle anderen.
Tipps für den Preis Ihres Feriencamps
- Halten Sie den Grundpreis einfach. Ein Preis pro Woche oder einer pro Tag. Komplizierte Formeln führen zu Rückfragen und Fehlern.
- Sagen Sie, was enthalten ist. Mittagessen, Snacks, T-Shirt, Versicherung: Eltern vergleichen Camps über den Preis, und eine klare Liste erspart Fragen.
- Berechnen Sie Extras getrennt. Früh- und Spätbetreuung oder ein warmes Mittagessen lassen sich leichter als Extra berechnen, als sie in den Preis einzurechnen, denn nicht jede Familie braucht sie.
- Entscheiden Sie sich für oder gegen einen Geschwisterrabatt. Er ist eine nette Geste, muss aber geprüft werden. Mehr dazu unten.
- Kassieren Sie gleich bei der Anmeldung. Ein bezahlter Platz ist ein belegter Platz. Anmeldungen „zahle ich später“ sind oft die Kinder, die nie erscheinen.
- Denken Sie an Mitglieder. Viele Vereine bieten das Feriencamp für Mitglieder günstiger an. Fragen Sie die Mitgliedschaft im Formular ab und gleichen Sie sie mit Ihrer Mitgliederliste ab.
Geschwister: eine Anmeldung pro Kind
Familien möchten oft zwei oder drei Kinder auf einmal anmelden. Es ist verlockend, das in einem Formular zu erlauben, aber schauen Sie zuerst, wie Plätze gezählt werden. In TinyForms zählt eine Höchstzahl Anmeldungen, nicht Kinder: Eine Anmeldung mit drei Kindern belegt einen Platz in einer Woche, nicht drei. Bei 24 Plätzen pro Woche hätten Sie dann schnell deutlich mehr als 24 Kinder.
Sind die Plätze begrenzt, lautet der ehrliche Rat deshalb: eine Anmeldung pro Kind. Eltern füllen das Formular für jedes Kind aus. Das dauert eine Minute länger, und jede Zählung stimmt. Zwei Einstellungen machen es Eltern leichter:
- Beschriften Sie die Schaltfläche unter der Dankesnachricht mit „Weiteres Kind anmelden“, dann führt sie direkt zurück zum Formular.
- Schalten Sie „Eine Antwort pro E-Mail-Adresse“ für dieses Formular nicht ein, sonst würde das zweite Kind desselben Elternteils abgelehnt.
Sie geben einen Geschwisterrabatt? Fügen Sie eine Frage wie „Ist schon ein Geschwisterkind angemeldet?“ hinzu und zeigen Sie allen, die mit Ja antworten, statt der normalen Frage eine zweite Frage mit den Wochen zum günstigeren Preis. Deren Optionen können ihre Plätze bei den normalen Wochen nehmen (siehe geteilte Plätze unten), sodass beide Preise dieselbe Gruppe füllen. Der Rabatt beruht auf den Angaben der Eltern, prüfen Sie ihn also vor Campbeginn in Ihrem Export.
Gesundheitsangaben und Datenschutz
Ein Camp muss von Allergien, Medikamenten, Diabetes, Epilepsie oder allem wissen, worauf Betreuende reagieren können müssen. Das sind Gesundheitsdaten, die die DSGVO als besondere Kategorie behandelt. Gehen Sie also sorgfältig damit um:
- Fragen Sie nur ab, was Sie nutzen. „Allergien oder gesundheitliche Hinweise“ und „Medikamente während des Camps“ reichen meistens. Eine vollständige Krankengeschichte brauchen Sie nicht.
- Erklären Sie, warum Sie fragen, im Hilfetext der Frage, und wer die Antworten zu sehen bekommt.
- Lassen Sie einen Gesundheitsbogen als Datei hochladen, wenn Ihr Verein oder Ihre Versicherung einen unterschriebenen Bogen oder den Impfpass verlangt.
- Planen Sie die Löschung. In TinyForms löscht die Aufbewahrungsfrist Ihres Arbeitsbereichs Einsendungen automatisch nach der Zahl von Tagen, die Sie wählen. Wählen Sie eine Frist, die bis nach dem Camp reicht, denn Anmeldungen kommen oft Monate im Voraus (Free bewahrt Einsendungen bis zu 30 Tage auf, Pro bis zu einem Jahr).
Stornierungen und Erstattungen
Kinder werden krank, und Pläne ändern sich. Nennen Sie Ihre Stornoregeln im Formular, in einem Einwilligungskästchen über der Absenden-Schaltfläche, damit niemand sagen kann, er habe es nicht gewusst. Eine verbreitete Regel: volle Erstattung bis zwei oder drei Wochen vor dem Camp, danach nur mit ärztlichem Attest, und keine Erstattung mehr, sobald das Camp begonnen hat.
Sagt eine Familie ab, stornieren Sie ihre Anmeldung in TinyForms. Der Platz in dieser Woche wird sofort frei, und war die Anmeldung bezahlt, bietet derselbe Dialog an, den Betrag in einem Schritt über Mollie zu erstatten. Die Anmeldung bleibt unter Storniert lesbar, zusammen mit der Erstattung, sodass Sie jederzeit nachsehen können, wer abgesagt hat und was zurückging.
So erstellen Sie das Anmeldeformular für Ihr Feriencamp mit TinyForms
Planen Sie etwa eine halbe Stunde ein. Starten Sie mit der Vorlage für Veranstaltungsanmeldungen mit Zahlung, die bereits nach Kontaktdaten fragt, Preise und Höchstzahlen pro Option kennt und Zahlungen annimmt.
Sie richten das Feriencamp im eigenen Verein aus? Die Vorlage für die Anmeldung im Sportverein fragt bereits nach Geburtsdatum, Adresse, gesundheitlichen Hinweisen und der Einwilligung zu Fotos, die Sie übernehmen können.
Schritt 1: Fragen Sie nach dem Kind und einem Elternteil
Name, Geburtsdatum und Altersgruppe des Kindes sowie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eines Elternteils. Die Bestätigungsmail geht dann an die Eltern.
Schritt 2: Listen Sie die Wochen auf, jede mit einer Höchstzahl
Fügen Sie eine Frage mit Kontrollkästchen hinzu, „Welche Wochen?“, mit einer Option pro Woche, damit Eltern mehrere Wochen in einer Anmeldung buchen können. Aktivieren Sie in den Einstellungen der Frage „Auswahl pro Option begrenzen“ und tragen Sie neben jeder Woche die Zahl der Plätze ein. Aktivieren Sie auch „Anzeigen, wie viele Plätze frei sind“: Eltern sehen, dass sich eine Woche füllt, und ruhigere Wochen werden schneller gewählt. Jede Woche, die eine Anmeldung ankreuzt, belegt einen Platz in dieser Woche.
Laufen Ihre Altersgruppen getrennt, legen Sie pro Gruppe eine Frage an und zeigen mit bedingter Logik nur die passende, je nach der Altersgruppe aus Schritt 1.
Schritt 3: Geben Sie jeder Woche ihren Preis
Aktivieren Sie Zahlungen für das Formular, öffnen Sie die Frage mit den Wochen und schalten Sie „Dieses Feld beeinflusst den Betrag“ ein. Jede Woche erhält ihren eigenen Preis, und der Gesamtbetrag addiert die angekreuzten Wochen.
Schritt 4: Verkaufen Sie ganze Wochen und Einzeltage aus denselben Plätzen
Bieten Sie auch Einzeltage an? Fügen Sie eine Frage mit den Tagen einer Woche hinzu, von denen jeder die Plätze hält (etwa 24 pro Tag), und eine Frage mit der ganzen Woche. Verknüpfen Sie die ganze Woche über die Kettenglied-Schaltfläche neben der Option mit den fünf Tagen, die sie abdeckt. Sie belegt dann an jedem dieser Tage einen Platz, statt eine eigene Höchstzahl zu haben. So bleiben 24 Plätze 24 Plätze, egal wie Eltern buchen, während die ganze Woche ihren eigenen, günstigeren Preis behält. Ihr Zähler zeigt den knappsten Tag: Ist der Mittwoch voll, ist auch die ganze Woche voll.
Zeigen Sie die Einzeltage nur Eltern, die nicht die ganze Woche gewählt haben, denn beides zu buchen würde am selben Tag zwei Plätze belegen und beides berechnen. Der Hilfeartikel zu den Einsendungseinstellungen erklärt das Verknüpfen Schritt für Schritt.
Schritt 5: Ergänzen Sie Extras mit einem Preis pro Stück
Für Spätbetreuung oder ein warmes Mittagessen fügen Sie eine Zahlenfrage hinzu, etwa „Anzahl Tage mit Spätbetreuung“, mit einem Preis pro Stück. Der Gesamtbetrag folgt der eingegebenen Zahl: Fünf Tage zu 3 Euro ergeben 15 Euro mehr. Geben Sie der Frage ein Maximum, damit die Zahl realistisch bleibt.
Schritt 6: Erfassen Sie Gesundheitsangaben und den Gesundheitsbogen
Fügen Sie eine Frage mit langem Text für Allergien und Medikamente hinzu und, falls nötig, einen Datei-Upload für den unterschriebenen Gesundheitsbogen oder den Impfpass. Hochgeladene Dateien werden geschützt gespeichert: Nur Personen in Ihrem Arbeitsbereich können sie herunterladen.
Schritt 7: Kassieren Sie gleich bei der Anmeldung
Verbinden Sie einmalig Ihr eigenes Mollie-Konto in den Einstellungen des Arbeitsbereichs. Das Formular kassiert dann den Gesamtbetrag in dem Moment, in dem sich jemand anmeldet, mit den Zahlungsarten, die Sie in Mollie aktiviert haben, und die Liste der Einsendungen zeigt, wer bezahlt hat. Das Geld geht direkt auf Ihr Konto. Zahlungen über Mollie erklärt die Einzelheiten, und Ihren Mollie API-Schlüssel finden hilft Ihnen beim Verbinden.
Schritt 8: Führen Sie eine Warteliste
Eine volle Woche ist nie das Ende der Geschichte: Es gibt immer Absagen. Wie Sie die Warteliste einrichten, hängt davon ab, wie Sie die Wochen verkaufen.
- Ein Formular pro Woche (oder pro Camp). Geben Sie dem Formular eine Höchstzahl an Anmeldungen, gleich den Plätzen im Camp, und aktivieren Sie seine Warteliste. Ist das Camp voll, wird das Formular automatisch zur Warteliste, mit eigenen Fragen. Wer auf der Warteliste steht, zahlt nichts.
- Ein Formular mit allen Wochen, jede mit Preis. Bei einer Frage mit Preisen kann eine volle Woche keine Warteliste werden: Eine Anmeldung würde sonst eine bezahlte Woche mit einer unbezahlten in der Warteschlange mischen. Eine volle Woche verschwindet deshalb aus der Liste. Ergänzen Sie im Formular einen Satz („Woche ausgebucht? Tragen Sie sich in die Warteliste ein“) mit einem Link zu einem kleinen, separaten Wartelistenformular.
- Ein kostenloses Camp. Ohne Preise auf der Wochenfrage wählen Sie unter „Wenn eine Option voll ist“ die Einstellung „Als Warteliste behalten“. Eltern können eine volle Woche weiterhin ankreuzen, und die Anmeldung wird gespeichert, mit dieser Woche als Warteliste markiert.
In allen drei Fällen rückt niemand automatisch nach. Wird ein Platz frei, melden Sie sich selbst bei der ersten Familie auf der Liste. So können Sie gleich prüfen, ob sie den Platz noch braucht.
Schritt 9: Öffnen Sie zu einer festen Zeit und bestätigen Sie die Details
Planen Sie Datum und Uhrzeit der Öffnung in den Einstellungen des Formulars, damit es sich zum angekündigten Zeitpunkt von selbst öffnet. Wiederholen Sie in der Bestätigungsmail die gebuchten Wochen und ergänzen Sie Bring- und Abholzeiten, was die Kinder mitbringen sollen und die Adresse.
Welchen Tarif brauchen Sie?
Die Höchstzahl pro Woche, der Zähler der freien Plätze, geteilte Plätze, Wartelisten, bedingte Logik und eine geplante Öffnung gibt es in jedem Tarif, auch in Free. Zahlungen über Mollie, Preise pro Option und pro Stück, Datei-Uploads und das Wiederholungsfeld gehören zu den kostenpflichtigen Tarifen, ab Pro. Vergleichen Sie sie auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Können Eltern mehrere Kinder in einer Anmeldung eintragen?
Technisch ja: Mit einem Wiederholungsfeld (Teil der kostenpflichtigen Tarife) fügen Eltern eine Zeile pro Kind hinzu. Eine Höchstzahl zählt aber Anmeldungen, nicht Kinder, und der Preis einer Woche wird einmal pro Anmeldung berechnet, nicht pro Kind. Für ein Camp mit begrenzten Plätzen ist eine Anmeldung pro Kind die verlässliche Wahl. Ein Wiederholungsfeld passt gut zu etwas ohne Höchstzahl pro Kind, etwa einem Familientag.
Können Eltern auch per Überweisung bezahlen?
Ja. Die Zahlung ist pro Formular optional. Schalten Sie Zahlungen aus und nennen Sie Ihre Bankverbindung in der Bestätigungsmail. Die Überweisungen prüfen Sie dann selbst, und genau diese Arbeit erspart Ihnen die Online-Zahlung.
Was passiert mit dem Platz, wenn ich eine Anmeldung storniere?
Er wird sofort frei, sowohl für die Höchstzahl der Woche als auch für die des ganzen Formulars. War die Anmeldung bezahlt, können Sie im selben Schritt erstatten.
Kann ich die Zahl der Plätze ändern, während die Anmeldung läuft?
Ja. Erhöhen oder senken Sie die Höchstzahl einer Woche, veröffentlichen Sie das Formular erneut, und der Zähler zieht mit. Bereits eingegangene Anmeldungen bleiben gültig.