Waar worden de gegevens bewaard?

In de Europese Unie. TinyForms wordt in de EU gebouwd en beheerd door Hyperchicken BV.

Wat wordt er precies verwijderd als de bewaartermijn verstrijkt?

De inzendingen en hun antwoorden, inclusief geüploade bestanden. Wat achterblijft is anoniem: de dagtellingen van bezoeken en inzendingen, die niemand bij naam noemen. Ook de betaalgegevens blijven: bedrag, datum en betalingsreferentie, zonder de antwoorden. Je betaalprovider houdt daarnaast een eigen kopie bij.

Kan ik inzendingen onbeperkt bewaren?

Op het Business-abonnement wel: dat heeft geen plafond en kan automatisch wissen uitzetten. Free en Pro hebben plafonds van 30 dagen en een jaar.

Hoe beantwoord ik een verzoek om iemands gegevens in te zien of te wissen?

Eigenaars en beheerders openen Gegevens van een persoon in het werkruimtemenu, op elk plan. Zoek het e-mailadres van de persoon over alle formulieren heen en exporteer wat gevonden is als één ZIP met een leesbare samenvatting en de geüploade bestanden, of wis alles in één keer. Rijen die al naar een spreadsheet gesynchroniseerd zijn en mails die al verstuurd zijn, staan buiten TinyForms, dus de pagina zegt je die zelf af te handelen.

Is er een verwerkersovereenkomst?

Vraag ernaar via de contactpagina, dan verwijzen we je naar het actuele document.

Privacy

Verzamel wat je nodig hebt, en laat het vervallen

De meeste privacyproblemen met formulieren gaan niet over verzamelen, maar over bewaren. TinyForms wordt gebouwd en gehost in de EU, legt toestemming naast de antwoorden vast, en verwijdert inzendingen automatisch zodra de termijn die jij instelde verstreken is.

Gratis starten Lees het privacybeleid

Het probleem dat dit oplost

Een inschrijvingslijst die na een evenement verwijderd had moeten worden, staat twee jaar later nog in een gedeelde map, omdat verwijderen handwerk was dat niemand inplande. Ondertussen staat de toestemming die gegeven werd, als ze al geregistreerd is, ergens anders dan de antwoorden waarop ze slaat. Bewaartermijn als instelling, en toestemming als veld, maken van beide iets dat het systeem doet in plaats van iets dat een mens moet onthouden.

Voor wie dit is

Iedereen die persoonsgegevens verzamelt van mensen die hem daarmee vertrouwden.

Scholen die medische en dieetgegevens van kinderen verwerken
Verenigingen met een ledenregister
Clubs die foto's en identiteitsgegevens verzamelen
Elke organisatie die een inzageverzoek moet kunnen beantwoorden

Hoe het werkt in TinyForms

Vijf dingen die samenwerken, geen enkele privacyknop.

1
Alles blijft in de EU
TinyForms wordt in de Europese Unie gebouwd en beheerd door Hyperchicken BV, en je formulieren en inzendingen worden daar bewaard.
2
De bewaartermijn is een instelling van de werkruimte
Kies na hoeveel dagen inzendingen verdwijnen. Een dagelijkse taak verwijdert wat vervallen is en laat enkel anonieme dagtellingen achter. Exporteer de antwoorden die je eigen administratie nodig heeft voor die dag er is.
3
Toestemming bij de antwoorden
Een toestemmingsveld toont je eigen tekst naast het vinkje, links inbegrepen, en bewaart het akkoord als onderdeel van de inzending waarbij het hoort.
4
Een privacypagina per formulier
Elk formulier heeft een eigen privacypagina met je beleid en de bewaartermijn die geldt, gelinkt vanaf het formulier zelf.
5
Verzoeken tot inzage en wissing op één plek
Vraagt iemand welke gegevens je over hem bewaart, of vraagt hij ze te wissen, zoek dan zijn e-mailadres over alle formulieren van de werkruimte heen. Exporteer alles wat gevonden is als één ZIP om door te sturen, of wis het in één keer, bestanden inbegrepen. Een logboek houdt bij wanneer en door wie elk verzoek behandeld is, zonder de gegevens zelf.

Werkruimte-instellingen met de secties bewaartermijn en privacybeleid. — Eén bewaartermijn en één privacyverklaring, voor elk formulier in de werkruimte.

De privacypagina van een publiek formulier, met uitleg over wat er met de antwoorden gebeurt. — Respondenten kunnen ze vanuit het formulier zelf openen, voor ze iets invullen.

Abonnementen en beperkingen

Inclusief het deel dat bij jou ligt en niet bij ons.

Plafonds verschillen per abonnement

Free bewaart tot 30 dagen, Pro tot een jaar, en Business heeft geen plafond en kan het automatisch wissen ook helemaal uitzetten.

Uploads zijn standaard privé

Bestanden bij een inzending staan op een privéschijf en zijn alleen te downloaden door wie toegang heeft tot de werkruimte. Bestanduploads horen bij Pro en Business.

Jij blijft verwerkingsverantwoordelijke

Wat je vraagt, waarom je het vraagt en hoe lang je het houdt, zijn jouw beslissingen. TinyForms geeft je de knoppen en verwerkt de gegevens in jouw opdracht.

Veelgestelde vragen

Waar worden de gegevens bewaard?: In de Europese Unie. TinyForms wordt in de EU gebouwd en beheerd door Hyperchicken BV.
Wat wordt er precies verwijderd als de bewaartermijn verstrijkt?: De inzendingen en hun antwoorden, inclusief geüploade bestanden. Wat achterblijft is anoniem: de dagtellingen van bezoeken en inzendingen, die niemand bij naam noemen. Ook de betaalgegevens blijven: bedrag, datum en betalingsreferentie, zonder de antwoorden. Je betaalprovider houdt daarnaast een eigen kopie bij.
Kan ik inzendingen onbeperkt bewaren?: Op het Business-abonnement wel: dat heeft geen plafond en kan automatisch wissen uitzetten. Free en Pro hebben plafonds van 30 dagen en een jaar.
Hoe beantwoord ik een verzoek om iemands gegevens in te zien of te wissen?: Eigenaars en beheerders openen Gegevens van een persoon in het werkruimtemenu, op elk plan. Zoek het e-mailadres van de persoon over alle formulieren heen en exporteer wat gevonden is als één ZIP met een leesbare samenvatting en de geüploade bestanden, of wis alles in één keer. Rijen die al naar een spreadsheet gesynchroniseerd zijn en mails die al verstuurd zijn, staan buiten TinyForms, dus de pagina zegt je die zelf af te handelen.
Is er een verwerkersovereenkomst?: Vraag ernaar via de contactpagina, dan verwijzen we je naar het actuele document.