Alles über eine Person finden Link zu diesem Abschnitt
Nach der DSGVO kann jede Person fragen, welche Daten du über sie speicherst, und verlangen, dass du sie löschst. Du hast einen Monat Zeit für die Antwort. Die Seite Daten einer Person übernimmt die Suche für dich: Öffne oben das Menü des Arbeitsbereichs und wähle Daten einer Person. Eigentümer und Administratoren des Arbeitsbereichs können sie nutzen, in jedem Tarif, auch in Free.
Gib die E-Mail-Adresse der Person ein. TinyForms durchsucht jedes Formular des Arbeitsbereichs und findet die Adresse in jeder E-Mail-Frage, auch denen der Warteliste, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Es findet auch die persönlichen Links, die an diese Adresse gingen, und die Einsendungen, die über diese Links eingingen. Stornierte Einsendungen, Einsendungen im Papierkorb und Formulare im Papierkorb werden mit durchsucht.
Zu jedem Ergebnis siehst du das Formular, das Datum, den Status (aktiv, storniert, im Papierkorb oder auf der Warteliste) und wie es gefunden wurde, zum Beispiel die E-Mail-Frage, in der die Adresse steht.
Formulare ohne E-Mail-Frage
Eine Einsendung zu einem Formular, das keine E-Mail-Adresse abfragt, ist über die Adresse nicht zu finden. Gib dafür zusätzlich einen Namen oder anderen Text ein. Diese Suche liest die Antworten selbst und ist daher langsamer und weniger genau: Sie liest die neuesten 1.000 Einsendungen je Formular, zeigt höchstens 200 Ergebnisse und hakt sie nicht an, weil ein Name auch jemand anderem gehören kann. Prüfe jedes Ergebnis, bevor du es anhakst.
Eine Kopie für eine Auskunftsanfrage senden Link zu diesem Abschnitt
Hake an, was zur Person gehört
Alles, was über die Adresse gefunden wurde, ist bereits angehakt. Entferne den Haken bei allem, was nicht zu ihr gehört, und hake die Textergebnisse an, die zu ihr gehören.
Wähle Für die Auskunft exportieren
Ein kleiner Export ist sofort fertig. Ein großer wird im Hintergrund vorbereitet und erscheint unter Deine Exporte, sobald er fertig ist.
Lade das ZIP herunter und leite es weiter
Nur du kannst es herunterladen, und es wird 24 Stunden nach dem Erstellen gelöscht.
Das ZIP enthält eine lesbare Zusammenfassung (summary.html) in der Sprache, in der du arbeitest, dieselben Daten für Computer (data.json) und die Dateien, die die Person hochgeladen hat, in einem Ordner je Einsendung. Die Zusammenfassung zeigt je Einsendung das Formular, das Datum, jede Frage mit der Antwort, wie TinyForms sie anzeigt, Zahlungen mit Betrag und Status und die persönlichen Links, die an die Person gingen.
Lies es, bevor du es weiterleitest
Interne Notizen und Labels, die dein Team einer Einsendung hinzugefügt hat, sowie die IP-Adresse und der Browser, solange sie gespeichert sind, sind ebenfalls personenbezogene Daten und stehen daher im Export. Lies die Zusammenfassung, bevor du sie versendest.
Alles für eine Löschanfrage löschen Link zu diesem Abschnitt
Wähle Alles Ausgewählte löschen. Eine Bestätigung nennt genau, wie viele Einsendungen, hochgeladene Dateien und persönliche Links verschwinden. Nach deiner Bestätigung werden die Einsendungen endgültig gelöscht, ob im Papierkorb oder nicht, mit ihren Antworten, Notizen und hochgeladenen Dateien, und der belegte Speicher wird frei. Die persönlichen Links, die an die Person gingen, werden gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen, exportiere also zuerst, wenn die Person auch eine Kopie angefragt hat.
Manches erreicht das Löschen nicht, und die Seite sagt das auch:
- Antworten, die bereits mit Google Sheets oder Excel synchronisiert wurden, bleiben in dieser Tabelle. Entferne diese Zeilen dort selbst. Formulare, die synchronisieren, sind in den Ergebnissen markiert.
- Bereits versendete E-Mails, wie Bestätigungen und Benachrichtigungen, lassen sich nicht zurückholen.
- Zahlungsdaten (Betrag, Datum und Zahlungsreferenz) bleiben ohne die Antworten als Nachweis des erhaltenen Geldes erhalten. Buchhaltungsregeln verlangen meist, dass du sie aufbewahrst.
- Downloads und Kopien, die du selbst erstellt hast, musst du selbst löschen.
Nachweis, dass eine Anfrage bearbeitet wurde Link zu diesem Abschnitt
Jeder Export und jede Löschung wird auf derselben Seite unter Bearbeitete Anfragen festgehalten: das Datum, wer sie bearbeitet hat und wie viele Einsendungen, Dateien, persönliche Links und Formulare betroffen waren. Die Adresse und die Antworten werden nie festgehalten, das Protokoll bewahrt also nicht auf, was gelöscht wurde. Einträge bleiben ein Jahr erhalten.