In Vlaanderen is het eetfestijn een vaste waarde: de voetbalclub, de school, de jeugdbeweging en de toneelkring houden er minstens één per jaar, vaak als spaghettiavond, stoofvleesfestijn of mosselsouper. In Nederland heet het eerder een eetavond of een benefietdiner, maar het idee is hetzelfde: lekker eten, gezellig samen, en de opbrengst gaat naar de kas. Voor wie in de keuken staat, is het ook een van de spannendste avonden van het jaar. Komen er honderd mensen of tweehonderd? Koken we twaalf of twintig kilo pasta? En waarom staat iedereen tegelijk aan de kassa?
Het antwoord op bijna al die vragen is hetzelfde: laat mensen vooraf bestellen en betalen. Je weet hoeveel porties je moet maken, je koopt alleen wat nodig is, niemand staat aan te schuiven aan de kassa en het geld staat op de rekening voor je één ui hebt gepeld.
Hieronder lees je waarom vooraf bestellen zo goed werkt, praktische tips van clubs die het elk jaar doen, en een stappenplan voor één bestelformulier waarin mensen per gerecht het aantal porties invullen, kiezen tussen ter plaatse eten (in een shift) of afhalen (op een afhaalmoment), en meteen betalen.
In het kort:
- Laat vooraf bestellen en betalen, en sluit de bestellingen een paar dagen voor je inkopen doet.
- Vraag het aantal porties per gerecht, met een aparte prijs voor een kinderportie.
- Spreid de avond: twee shiften in de zaal en afhaalmomenten om het kwartier.
- Zorg altijd voor een vegetarisch gerecht, en vraag naar allergieën op het formulier.
Waarom vooraf bestellen je eetfestijn makkelijker maakt
Minder voedselverspilling, meer opbrengst
Als je de bestellingen kent, kook je voor die bestellingen plus een kleine marge, in plaats van te gokken en op het einde een kookpot saus weg te gieten. Overschotten zijn de verborgen kost van elk eetfestijn; ze beperken is de snelste manier om meer over te houden.
Geen rij aan de kassa
Wie online betaalt, heeft op de avond zelf geen cash meer nodig. Niemand hoeft wisselgeld te zoeken, en de vrijwilligers aan de deur vinken enkel namen af op een lijst. De penningmeester krijgt een overzicht van elke betaling in plaats van een geldkist om om middernacht te tellen.
Een keuken die kan plannen
Porties per gerecht en per tijdstip vertellen de keuken precies wat er wanneer klaar moet staan. Een afhaalbestelling voor 17.15 uur kan om 17.10 uur ingepakt worden, en de tweede shift moet niet wachten tot de eerste volledig bediend is.
Praktische tips voor een vlot eetfestijn
- Houd de kaart kort. Twee of drie hoofdgerechten en een dessert zijn ruim genoeg. Elk extra gerecht betekent een extra kookpot, een extra lijn op de boodschappenlijst en een extra kans dat iets op is.
- Voorzie altijd een vegetarische optie. Een gerecht zonder vlees is makkelijk in grote hoeveelheden te maken, en dan hoeft niemand thuis te blijven.
- Vraag een aparte prijs voor kinderporties. Een kleiner bord aan een lagere prijs houdt de avond betaalbaar voor gezinnen, en de keuken weet meteen hoeveel kleine porties er nodig zijn.
- Werk met shiften in de zaal. Twee shiften (bijvoorbeeld om 17.30 en om 19.30 uur) verdubbelen wat je zaal aankan en houden de keuken op een rustig tempo bezig in plaats van in één grote rush.
- Tel tafels, geen personen. Een shift loopt vol in tafels of bestellingen. Bepaal hoeveel tafels je kunt dekken, en vraag het aantal personen per bestelling apart.
- Laat afhalen op vaste momenten. Afhaalmomenten om het kwartier met plaats voor zes bestellingen elk houden de rij aan de zijdeur kort en het eten warm.
- Plan ook je helpers. Keuken, bediening, afwas, de afhaaltoog: plan die shiften zoals je de bestellingen plant. Onze gids over vrijwilligers vinden en elke shift vullen legt uit hoe.
- Sluit de bestellingen voor je inkopen doet. Vier à vijf dagen voor het eetfestijn heb je tijd om de porties op te tellen en je bestelling bij de groothandel te plaatsen.
Allergenen: vraag ernaar en weet wat er in het eten zit
Wie voedsel verkoopt of serveert, moet gasten kunnen vertellen welke allergenen er in een gerecht zitten. Dat geldt voor een eetfestijn van de club net zo goed als voor een restaurant. Houd in de keuken per gerecht een eenvoudige lijst met ingrediënten bij, vermeld de belangrijkste allergenen op de kaart, en vraag bij twijfel na wat voor jou geldt bij het FAVV (België) of de NVWA (Nederland). Zet op het bestelformulier een vraag naar allergieën en dieetwensen, zodat de keuken een apart bord kan klaarmaken in plaats van het pas aan tafel te horen.
Zo maak je het bestelformulier met TinyForms
Eén formulier neemt de bestellingen, de shiften, de afhaalmomenten en de betaling voor zijn rekening. Begin met de template voor inschrijvingen met betaling, die al vraagt naar de contactgegevens die je nodig hebt en een betaling kan ontvangen.
Stap 1: De contactgegevens
Houd de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer uit de template, en verwijder de vraag naar de organisatie en de vragen over tickets en workshops; de gerechten komen in de plaats. Op het e-mailadres komt de bevestiging van de bestelling toe. Het telefoonnummer is handig op de avond zelf, als iemand zijn bestelling nog niet kwam ophalen.
Stap 2: Per gerecht een getalvraag, met een prijs per portie
Voeg voor elk gerecht een getalvraag toe: "Spaghetti bolognese", "Kinderspaghetti (tot 12 jaar)", "Vegetarische pasta", "Tiramisu". Zet de prijs aan en vul een prijs per stuk in, bijvoorbeeld 14 euro voor een volwassen portie en 8 euro voor een kinderportie. Stel het minimum in op 0 en een redelijk maximum, zoals 20. Het totaal onderaan het formulier vermenigvuldigt elke prijs met het ingevulde aantal en telt alles op terwijl mensen typen, zodat een gezin ziet wat het betaalt voor het op de knop drukt.
Stap 3: Ter plaatse eten of afhalen?
Voeg een keuzevraag toe, "Ter plaatse eten of afhalen?", met twee opties: "Ter plaatse in de kantine" en "Afhalen". Alles wat volgt, hangt af van dat antwoord.
Stap 4: Shiften in de zaal, geteld in tafels
Voeg een keuzevraag "Welke shift?" toe met één optie per shift. Zet "Beperk het aantal keuzes per optie" aan, vul naast elke shift een maximum in, en zet "Toon hoeveel plaatsen er nog zijn" aan. Geef de vraag de voorwaarde dat "Ter plaatse eten of afhalen?" gelijk is aan "Ter plaatse in de kantine", zodat alleen wie ter plaatse eet ze ziet.
Houd er rekening mee dat een maximum bestellingen telt, geen personen: een tafel van zes neemt één plaats in een shift in, net als een koppel. Druk de capaciteit dus uit in tafels (bijvoorbeeld 30 tafels per shift), en voeg met dezelfde voorwaarde een getalvraag "Met hoeveel personen kom je?" toe. Met dat getal dek je de tafels.
Stap 5: Afhaalmomenten om het kwartier
Voeg het blok Tijdsloten toe en geef die vraag de voorwaarde dat "Ter plaatse eten of afhalen?" gelijk is aan "Afhalen". Kies in de generator de dag, het begin en einde (bijvoorbeeld van 17 tot 19 uur), slots van 15 minuten en een capaciteit van 6. Elk afhaalmoment wordt een optie met zes plaatsen, en een volzet moment verdwijnt uit de lijst. Ons artikel over een halloweentocht organiseren toont dezelfde generator voor starturen.
Stap 6: Allergieën en dieetwensen
Voeg een lange tekstvraag toe, "Allergieën of dieetwensen", met een helptekst die vraagt voor wie het is. De keuken leest het in de export en kan een apart bord met de naam erop klaarzetten.
Stap 7: Meteen betalen bij het bestellen
Koppel één keer je eigen Mollie-account, en het formulier rekent het totaal af op het moment dat iemand bestelt. Zet in de betaalomschrijving "Spaghettiavond {Naam}", zodat de penningmeester elke betaling herkent op het rekeningafschrift. Het tabblad Betalingen naast de inzendingen toont elke ontvangen betaling met het bedrag en de Mollie-referentie, en exporteert naar CSV of Excel voor de boekhouding. Een bestelling waarvan de betaling niet lukte, staat als mislukt in de lijst met inzendingen; annuleer ze daar ("Inschrijving annuleren") om haar plaats in de shift of op het afhaalmoment vrij te maken.
Stap 8: Een sluitingsdatum
Stel bij Instellingen een sluitingsdatum in, een paar dagen voor je inkopen doet. Na die datum toont het formulier je afsluitbericht, bijvoorbeeld "De bestellingen zijn afgesloten. Toch zin in een bord? Kom gerust langs, we koken er een paar extra."
Stap 9: Een bevestiging met de bestelling
Zet de bevestigingsmail aan. Die toont elk antwoord dat iemand gaf, en is dus meteen een overzicht van de bestelling: de gerechten en porties, de shift of het afhaalmoment. In de inleiding kan een placeholder het tijdstip herhalen, en de praktische kant schrijf je er zelf bij: waar de zijdeur is, en dat mensen best een eigen tas meebrengen. Het helpartikel over e-mailmeldingen legt uit hoe placeholders werken.
Stap 10: De totalen voor de keuken
Download de inzendingen als CSV of Excel. Elk gerecht is een eigen kolom, dus met één som per kolom ken je het aantal porties, en gesorteerd op afhaalmoment heeft de afhaaltoog zijn lijst. Liever een lijst die vanzelf bijwerkt? Koppel Google Sheets, en elke betaalde bestelling verschijnt als nieuwe rij zodra ze binnenkomt, klaar om op te tellen door het keukenteam. Meer over synchroniseren met Google Sheets.
Eén ding doet TinyForms niet: het houdt geen voorraad per gerecht bij. Je kunt het formulier niet laten stoppen met stoofvlees na 200 porties. Is een gerecht beperkt, volg dan de kolom in je sheet en pas het formulier op tijd aan, of zet het in de beschrijving ("zolang de voorraad strekt").
Wat kost het?
Voorwaardelijke vragen, een maximum per optie, de teller met vrije plaatsen, tijdsloten, de bevestigingsmail en de export werken op elk abonnement, ook het gratis. Een prijs per portie en betalingen via Mollie horen bij de betaalde abonnementen, net als de synchronisatie met Google Sheets. Het gratis abonnement bevat 100 inzendingen per maand, dus voor een groot eetfestijn kom je al snel bij Pro uit, met 2.500 inzendingen. Alle details staan bij de prijzen.
Veelgestelde vragen
Neemt een tafel van zes zes plaatsen in een shift in?
Nee. Een maximum telt bestellingen, geen personen, dus één bestelling neemt één plaats in, voor hoeveel mensen ze ook is. Stel de capaciteit per shift in tafels in, en vraag het aantal personen in een aparte vraag.
Kan ik de bestellingen voor één gerecht stoppen als het op is?
Niet automatisch. TinyForms houdt geen voorraad per gerecht bij. Volg de totalen in je export of spreadsheet, en haal het gerecht weg of verlaag het maximum per bestelling als je in de buurt komt.
Kunnen mensen bestellen zonder online te betalen?
Ja. Betalen is per formulier optioneel. Zet het uit, vermeld de prijzen in de vragen zelf en reken af aan de deur. Je weet dan nog altijd hoeveel porties je moet koken.
Met welke betaalmethodes kunnen mensen betalen?
Met de methodes die je in je eigen Mollie-account aanzet, zoals Bancontact, iDEAL of een kredietkaart. De betaling gebeurt in euro.