Een sportkamp of vakantiekamp is een van de leukste dingen die een club, school of jeugdwerking kan aanbieden, en een van de meest arbeidsintensieve om in te schrijven. Ouders willen weten welke weken nog plaats hebben, ze schrijven drie kinderen in voor twee verschillende weken en ze vragen of het middagmaal inbegrepen is. Komen de inschrijvingen binnen via mail en de betalingen via overschrijving, dan ben je meer avonden lijsten aan het vergelijken dan spelletjes aan het voorbereiden.
Hieronder lees je welke keuzes de inschrijvingen voor je sportkamp eenvoudig maken, voor zomerkampen en voor de kortere kampen in de herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie: prijzen, broers en zussen, de medische fiche en annuleringen. Daarna volgt een stappenplan voor een inschrijfformulier voor je kamp waarmee ouders online inschrijven en betalen, met een maximum per week en een wachtlijst.
In het kort:
- Beslis vooraf of je hele weken, losse dagen of allebei aanbiedt, en hoeveel kinderen er in elke groep passen.
- Vraag één inschrijving per kind als de plaatsen beperkt zijn. Zo klopt de telling altijd.
- Vraag enkel de medische informatie die je echt gebruikt, en spreek af wanneer je ze weer wist.
- Schrijf je annuleringsregeling op voor de inschrijvingen openen, niet na de eerste afzegging.
Beslis deze drie dingen voor de inschrijvingen openen
Weken, dagen of allebei
De meeste sportkampen en vakantiekampen lopen per week, van maandag tot vrijdag. Sommige verkopen ook losse dagen, handig voor ouders die maar een dag of twee opvang zoeken, maar dan kun je een dag alleen verkopen zolang er die dag nog plaats is, ook voor de kinderen die de hele week komen. Beslis vroeg of je losse dagen aanbiedt, en of een hele week goedkoper is dan vijf losse dagen.
Plaatsen per week en per groep
Tel je plaatsen van onderuit: hoeveel monitoren of trainers je hebt, hoeveel kinderen elk van hen kan begeleiden, en hoeveel ruimte de sporthal of het terrein biedt. Werk je met leeftijdsgroepen (kleuters, 6 tot 9 jaar, 10 tot 12 jaar), dan heeft elke groep in elke week haar eigen maximum. Die getallen worden de limieten in je formulier.
Wanneer de inschrijvingen openen
Populaire kampen zitten binnen enkele uren vol. Kondig een vast startmoment aan, bijvoorbeeld zaterdag om 10 uur, zodat ouders die overdag werken dezelfde kans krijgen als de rest.
Tips voor de prijs van je sportkamp
- Hou de basisprijs eenvoudig. Eén prijs per week, of één per dag. Ingewikkelde formules leiden tot vragen en fouten.
- Zeg wat inbegrepen is. Middagmaal, vieruurtje, T-shirt, verzekering: ouders vergelijken kampen op prijs, en een duidelijke lijst voorkomt vragen.
- Reken extra's apart aan. Voor- en naopvang of een warme maaltijd reken je makkelijker apart aan dan in de prijs te verwerken, want niet elk gezin heeft het nodig.
- Beslis of je korting geeft voor broers en zussen. Het is sympathiek, maar het moet gecontroleerd worden. Daarover hieronder meer.
- Laat meteen betalen bij de inschrijving. Een betaalde plaats is een bezette plaats. Inschrijvingen "die later betalen" zijn de kinderen die nooit opdagen.
- Denk aan het attest voor het ziekenfonds. Veel ziekenfondsen betalen een deel van een sportkamp of vakantiekamp terug. Zet in de bevestiging hoe ouders aan dat attest komen, dan krijg je er minder mails over.
Broers en zussen: één inschrijving per kind
Gezinnen willen vaak twee of drie kinderen tegelijk inschrijven. Het is verleidelijk om dat in één formulier toe te laten, maar kijk eerst hoe plaatsen geteld worden. In TinyForms telt een maximum inschrijvingen, geen kinderen: één inschrijving met drie kinderen erop neemt één plaats in een week, geen drie. Met 24 plaatsen per week zit je dan al snel met veel meer dan 24 kinderen.
Zijn je plaatsen beperkt, dan is het eerlijke advies: één inschrijving per kind. Ouders vullen het formulier in per kind. Dat duurt een minuutje langer en elke telling klopt. Twee dingen maken het makkelijker:
- Geef de knop onder de bedankboodschap de tekst "Nog een kind inschrijven", dan brengt die ouders meteen terug naar het formulier.
- Zet "Eén antwoord per e-mailadres" niet aan voor dit formulier, anders wordt het tweede kind van dezelfde ouder geweigerd.
Geef je korting voor een broer of zus? Voeg een vraag toe als "Is er al een broer of zus ingeschreven?" en toon wie ja antwoordt een tweede vraag met de weken aan de lagere prijs, in plaats van de gewone. De opties van die vraag kunnen hun plaatsen nemen bij de gewone weken (zie gedeelde plaatsen hieronder), zodat beide prijzen dezelfde groep vullen. De korting steunt op wat ouders invullen, dus controleer ze in je export voor het kamp begint.
De medische fiche en privacy
Een kamp moet weten van allergieën, medicatie, diabetes, epilepsie of alles waarop een monitor moet kunnen reageren. Dat zijn gezondheidsgegevens, die de AVG als bijzondere categorie behandelt. Ga er dus zorgvuldig mee om:
- Vraag enkel wat je gebruikt. "Allergieën of medische aandachtspunten" en "Medicatie tijdens het kamp" volstaan meestal. Een volledige medische voorgeschiedenis heb je niet nodig.
- Leg uit waarom je het vraagt in de hulptekst bij de vraag, en wie de antwoorden te zien krijgt.
- Laat een medische fiche opladen als bestand als je club of verzekeraar een ondertekende fiche of een vaccinatiekaart vraagt.
- Spreek af wanneer je ze wist. In TinyForms wist de bewaartermijn van je werkruimte inzendingen automatisch na het aantal dagen dat jij kiest. Kies een termijn die tot na je kamp loopt, want inschrijvingen komen vaak maanden op voorhand binnen (Free bewaart inzendingen tot 30 dagen, Pro tot een jaar).
Annuleren en terugbetalen
Kinderen worden ziek en plannen veranderen. Zet je regeling in het formulier, in een toestemmingsvakje boven de verzendknop, zodat niemand kan zeggen dat hij het niet wist. Een veelgebruikte regeling: volledige terugbetaling tot twee à drie weken voor het kamp, daarna enkel met een doktersattest, en geen terugbetaling meer zodra het kamp begonnen is.
Zegt een gezin af, annuleer dan hun inschrijving in TinyForms. De plaats in die week komt meteen vrij, en was de inschrijving betaald, dan biedt hetzelfde venster aan om ze in één stap terug te betalen via Mollie. De inschrijving blijft leesbaar onder Geannuleerd, samen met de terugbetaling, zodat je later altijd kunt nakijken wie afzegde en wat er teruggestort is.
Zo maak je het inschrijfformulier voor je kamp met TinyForms
Dit formulier bouw je in een half uurtje. Begin met de template voor inschrijvingen met betaling, die al naar contactgegevens vraagt, prijzen en maxima per optie heeft en betalingen ontvangt.
Organiseer je het kamp voor je eigen club? De template voor een inschrijving bij een sportclub vraagt al naar geboortedatum, adres, medische aandachtspunten en toestemming voor foto's, die je kunt hergebruiken.
Stap 1: Vraag naar het kind en een ouder
De naam, geboortedatum en leeftijdsgroep van het kind, en de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van een ouder. De bevestigingsmail gaat dan naar de ouder.
Stap 2: Zet de weken op een rij, elk met een maximum
Voeg een vraag met selectievakjes toe, "Welke weken?", met één optie per week, zodat ouders meerdere weken in één inschrijving kunnen boeken. Zet in de instellingen van de vraag "Beperk het aantal keuzes per optie" aan en typ naast elke week het aantal plaatsen. Zet ook "Toon hoeveel plaatsen er nog zijn" aan: ouders zien dat een week volloopt, en rustige weken worden sneller gekozen. Elke week die een inschrijving aanvinkt, neemt één plaats in die week.
Lopen je leeftijdsgroepen apart, maak dan één vraag per groep en toon met voorwaardelijke logica enkel de juiste, op basis van de leeftijdsgroep uit stap 1.
Stap 3: Geef elke week haar prijs
Zet betalingen aan voor het formulier, open de vraag met de weken en zet "Dit veld beïnvloedt het bedrag" aan. Elke week krijgt haar eigen prijs, en het totaal telt de weken op die een ouder aanvinkt.
Stap 4: Verkoop hele weken en losse dagen uit dezelfde plaatsen
Bied je ook losse dagen aan? Voeg een vraag toe met de dagen van een week, die elk de plaatsen houden (bijvoorbeeld 24 per dag), en een vraag met de hele week. Koppel de hele week aan de vijf dagen die ze dekt, met het kettingknopje naast de optie. Ze neemt dan één plaats op elk van die dagen in plaats van een eigen maximum te hebben, zodat 24 plaatsen 24 plaatsen blijven hoe ouders ook boeken, terwijl de hele week haar eigen, lagere prijs houdt. De teller bij de hele week toont de krapste dag: zit woensdag vol, dan zit de hele week ook vol.
Toon de losse dagen enkel aan ouders die de hele week niet kozen, want allebei boeken neemt twee plaatsen op dezelfde dag en rekent ze ook allebei aan. Het hulpartikel over inzendingsinstellingen legt het koppelen stap voor stap uit.
Stap 5: Voeg extra's toe met een prijs per stuk
Voor voor- en naopvang of een warme maaltijd voeg je een getalvraag toe, bijvoorbeeld "Aantal dagen naopvang", met een prijs per stuk. Het totaal volgt het ingevulde aantal: vijf dagen aan 3 euro tellen 15 euro bij. Geef de vraag een maximum, zodat het aantal realistisch blijft.
Stap 6: Vraag de medische gegevens en de medische fiche
Voeg een vraag met lange tekst toe voor allergieën en medicatie, en een bestandsupload voor de ondertekende medische fiche of de vaccinatiekaart als je die nodig hebt. Opgeladen bestanden worden afgeschermd bewaard: enkel mensen in je werkruimte kunnen ze downloaden.
Stap 7: Laat online betalen bij de inschrijving
Koppel één keer je eigen Mollie-account in de instellingen van je werkruimte. Het formulier rekent het totaal dan af op het moment dat iemand inschrijft, met de betaalmethodes die je in Mollie aanzette (zoals Bancontact), en in de lijst met inzendingen zie je wie betaald heeft. Het geld komt rechtstreeks op je eigen rekening. Betalingen via Mollie legt het uitgebreider uit, en Je Mollie API-sleutel vinden helpt je met het koppelen.
Stap 8: Hou een wachtlijst bij
Een volle week is nooit het einde van het verhaal: er vallen altijd kinderen af. Hoe je de wachtlijst opzet, hangt af van hoe je de weken verkoopt.
- Eén formulier per week (of per kamp). Geef het formulier een maximum aantal inschrijvingen, gelijk aan de plaatsen in dat kamp, en zet de wachtlijst aan. Zit het kamp vol, dan wordt het formulier vanzelf een wachtlijst, met eigen vragen. Wie op de wachtlijst staat, betaalt niets.
- Eén formulier met alle weken, elk met een prijs. Op een vraag met prijzen kan een volle week geen wachtlijst worden: één inschrijving zou dan een betaalde week mengen met een onbetaalde in de wachtrij. Een volle week verdwijnt daarom uit de lijst. Zet een zinnetje in het formulier ("Week vol? Schrijf je in op de wachtlijst") met een link naar een klein, apart wachtlijstformulier.
- Een gratis kamp of speelpleinwerking. Zonder prijzen op de vraag met de weken kies je bij "Wanneer een optie vol is" voor "Houd het als wachtlijst". Ouders kunnen een volle week nog aanvinken, en de inschrijving wordt bewaard met die week gemarkeerd als wachtlijst.
In alle drie de gevallen schuift niemand automatisch door. Komt er een plaats vrij, dan contacteer je zelf het eerste gezin op de lijst. Zo kun je meteen nagaan of ze de plaats nog nodig hebben.
Stap 9: Open op een vast moment en bevestig de details
Plan de openingsdatum en het openingsuur in de instellingen van het formulier, zodat het vanzelf opent op het moment dat je aankondigde. Herhaal in de bevestigingsmail de geboekte weken en zet er het begin- en einduur, wat de kinderen moeten meebrengen en het adres bij.
Welk abonnement heb je nodig?
Het maximum per week, de teller met vrije plaatsen, gedeelde plaatsen, wachtlijsten, voorwaardelijke logica en een geplande opening werken op elk abonnement, ook op Free. Online betalen via Mollie, een prijs per optie en per stuk, bestandsuploads en de herhaler horen bij de betaalde abonnementen, vanaf Pro. Vergelijk ze op de prijzenpagina.
Veelgestelde vragen
Kunnen ouders meerdere kinderen in één inschrijving zetten?
Technisch wel: met een herhaler (onderdeel van de betaalde abonnementen) voegen ouders een rij per kind toe. Maar een maximum telt inschrijvingen, geen kinderen, en een prijs per week wordt één keer per inschrijving aangerekend, niet per kind. Voor een kamp met beperkte plaatsen is één inschrijving per kind de betrouwbare keuze. Een herhaler is prima voor iets zonder maximum per kind, zoals een gezinsdag.
Kunnen ouders ook betalen met een overschrijving?
Ja. Betalen is per formulier optioneel. Zet betalingen uit en vermeld je rekeningnummer in de bevestigingsmail. Je controleert de overschrijvingen dan wel zelf, en dat is net het werk dat online betalen je bespaart.
Wat gebeurt er met de plaats als ik een inschrijving annuleer?
Die komt meteen vrij, zowel voor het maximum per week als voor het maximum van het hele formulier. Was de inschrijving betaald, dan kun je ze in dezelfde stap terugbetalen.
Kan ik het aantal plaatsen aanpassen terwijl de inschrijvingen openstaan?
Ja. Verhoog of verlaag het maximum van een week, publiceer het formulier opnieuw en de teller volgt. Inschrijvingen die al binnen zijn, blijven geldig.