Der Seepferdchen-Kurs hat zwölf Plätze, der Kochkurs acht Kochstationen, die Ferienfreizeit zwei Betreuerinnen und einen Bus. Sie öffnen die Anmeldung am Montagabend, und am Dienstagmittag ist alles ausgebucht. Was danach passiert, entscheidet, ob Eltern Ihren Verein als fair in Erinnerung behalten oder als den Verein, bei dem man jemanden kennen musste.
Ein Anmeldeformular, das einfach schließt, verliert genau die Leute, die einen frei gewordenen Platz gern genommen hätten. Eine Warteliste, die im Postfach und im Kopf einer einzelnen Person geführt wird, sagt selten, wer als Nächstes dran war. In diesem Beitrag lesen Sie, wann Sie eine Warteliste brauchen, wie Sie sie fair führen (Reihenfolge, Antwortfrist, klare Kommunikation) und wie Sie in TinyForms eine Warteliste für Ihre Anmeldung erstellen, die von selbst einspringt, sobald die Veranstaltung voll ist. Und wir sagen offen, welcher Teil bei Ihnen bleibt.
Kurz gesagt:
- Eine Warteliste lohnt sich, wenn die Zahl der Plätze feststeht und die Nachfrage größer ist als das Angebot.
- Legen Sie die Regeln vor dem Start fest: wer zuerst kommt, mahlt zuerst, eine Antwortfrist und ein Schlussdatum für die Warteliste.
- Sagen Sie Menschen auf der Warteliste deutlich, dass sie noch keinen Platz haben, und was als Nächstes passiert.
- TinyForms schaltet von selbst auf die Warteliste um und gibt einen Platz frei, wenn Sie eine Anmeldung stornieren. Den Platz der nächsten Person anzubieten, übernehmen Sie selbst.
Wann braucht eine Veranstaltung eine Warteliste?
Nicht jede Veranstaltung braucht eine. Eine Warteliste ist sinnvoll, wenn drei Dinge zutreffen.
Die Zahl der Plätze steht fest. Ein Raum für dreißig Personen, ein Becken mit drei Bahnen, ein Betreuungsschlüssel, den die Versicherung oder das Jugendamt vorgibt, ein Bus mit sechzehn Sitzen. Wenn Sie einfach Stühle dazustellen können, stellen Sie Stühle dazu.
Die Nachfrage ist größer als das Angebot. Schwimmkurse, Ferienprogramme, Feriencamps und beliebte Workshops sind in wenigen Stunden voll. War die letzte Ausgabe am ersten Tag ausgebucht, wird es diese auch sein.
Leute sagen ab. Kinder werden krank, Pläne ändern sich, eine Familie zieht um. Mit einer Warteliste wird jede Absage zu einem erfreulichen Anruf statt zu einem leeren Platz, gerade bei kostenlosen Angeboten, bei denen mehr Leute abspringen.
Ist die Schlange länger als die Veranstaltung selbst, ist eine Warteliste nicht die Lösung. Bieten Sie dann einen zweiten Termin oder eine zusätzliche Gruppe an, und nutzen Sie die Warteliste für die Lücken, die bleiben.
So führen Sie eine Warteliste fair
Eine Warteliste ist ein Versprechen. Menschen akzeptieren eine Absage leichter, wenn sie sehen, dass die Regeln für alle gleich sind.
Legen Sie eine Reihenfolge fest, und sagen Sie es offen
Wer zuerst kommt, mahlt zuerst: Diese Regel ist am leichtesten zu erklären und am schwersten anzufechten. Gilt bei Ihnen eine andere (Mitglieder vor Nichtmitgliedern, Geschwister von Kindern, die schon in der Gruppe sind, Einheimische zuerst), schreiben Sie sie aufs Formular, damit niemand sie erst hinterher entdeckt. Stellen Sie die Frage, mit der Sie die Regel anwenden können, auch auf der Warteliste selbst, etwa „Sind Sie Vereinsmitglied?“.
Setzen Sie eine Antwortfrist
Wird ein Platz frei, bieten Sie ihn der nächsten Person mit einer klaren Frist an: „Bitte geben Sie uns bis Donnerstag, 20 Uhr, Bescheid“. Einige Wochen vorher sind 48 Stunden angemessen. In der letzten Woche vor dem Start sind 24 Stunden oder sogar derselbe Abend fair. Ohne Frist bleibt ein Platz tagelang ungenutzt, obwohl die Person danach sofort zugesagt hätte.
Kommunizieren Sie bei jedem Schritt
- Auf dem Formular: Erklären Sie, dass ein Eintrag auf der Warteliste noch keinen Platz bedeutet.
- In der Bestätigung: Sagen Sie, was als Nächstes passiert und ungefähr wann man von Ihnen hört, und bitten Sie um eine frühe Absage, falls jemand verhindert ist.
- Wenn die Warteliste schließt: Geben Sie denen Bescheid, die keinen Platz bekommen haben. Eine kurze Nachricht („Leider ist diesmal kein Platz frei geworden“) ist viel besser als Schweigen.
Schließen Sie die Warteliste rechtzeitig
Eine Warteliste für ein Feriencamp im Juli bringt wenig, wenn Sie einen Platz erst am Vorabend anbieten. Wählen Sie ein Datum, nach dem Sie frei gewordene Plätze nicht mehr nachbesetzen, und schließen Sie die Warteliste an diesem Tag. So hofft niemand weiter, wenn es keine echte Chance mehr gibt.
Was TinyForms erledigt und was Sie selbst tun
Das sollten Sie klar vor Augen haben, bevor Sie etwas einrichten.
TinyForms:
- zählt die Anmeldungen und schaltet das Formular von selbst auf die Warteliste um, sobald die Höchstzahl erreicht ist oder das Schlussdatum der Anmeldung vorbei ist;
- gibt der Warteliste eine eigene Höchstzahl, ein eigenes Schlussdatum und eigene Fragen;
- speichert jeden Wartelisteneintrag mit Datum und Uhrzeit des Eingangs, sodass Sie die Einsendungen nach „Warteliste“ filtern und die Reihenfolge auf einen Blick sehen;
- gibt den Platz sofort frei, wenn Sie eine Anmeldung stornieren, auf Wunsch mit Erstattung im selben Schritt, wenn über Mollie bezahlt wurde.
TinyForms tut nicht:
- die nächste Person automatisch von der Warteliste auf einen frei gewordenen Platz setzen;
- der Person an der Spitze der Liste eine E-Mail schicken.
Das ist eine bewusste Entscheidung: Ob jemand den Platz noch möchte und noch Zeit hat, erfahren Sie nur durch eine kurze Nachricht. Und noch etwas sollten Sie wissen. Solange Ihre Anmeldefrist läuft, taucht ein frei gewordener Platz wieder im Formular auf, und wer es zuerst ausfüllt, bekommt ihn. Das ist nicht unbedingt die Person an der Spitze Ihrer Warteliste. Das folgende Vorgehen deckt beides ab.
Ein einfaches Vorgehen bei jeder Absage
- Stornieren Sie nicht sofort. Sagt jemand ab, öffnen Sie zuerst die Einsendungen, filtern nach der Warteliste und suchen den ältesten Eintrag. Diese Person ist als Nächstes dran.
- Bieten Sie den Platz mit Frist an. Schreiben Sie eine E-Mail oder rufen Sie an, und nennen Sie einen klaren Zeitpunkt für die Antwort. Geben Sie dem Eintrag ein Label wie „Angeboten“ und notieren Sie Datum und Frist in der internen Notiz, damit auch andere im Vorstand sehen, wie der Stand ist.
- Bei einer Zusage: Stornieren Sie die Anmeldung der Person, die abgesagt hat (und erstatten Sie den Betrag, falls bezahlt wurde), stornieren Sie den Wartelisteneintrag der Person, die nachrückt, und schicken Sie ihr sofort den Link zum Formular. Sie meldet sich nun an und bezahlt bei Bedarf, wie alle anderen. Bitten Sie darum, das innerhalb einer Stunde zu erledigen, denn bis dahin steht der Platz im Formular offen.
- Bei einer Absage oder ohne Antwort innerhalb der Frist: Ändern Sie das Label in „Abgelehnt“ oder „Keine Antwort“ und gehen Sie zur nächsten Person.
Ist das Schlussdatum der Anmeldung vorbei, öffnet eine Stornierung das Formular nicht mehr, und niemand Zufälliges kann den frei gewordenen Platz wegschnappen. Dann bestätigen Sie der nächsten Person den Platz selbst per E-Mail, und das Label an ihrem Wartelisteneintrag ist Ihr Nachweis.
So erstellen Sie eine Anmeldung mit Warteliste in TinyForms
Dieses Formular ist in einer Viertelstunde gebaut. Am schnellsten starten Sie mit der Vorlage für Anmeldungen mit Warteliste: Sie nimmt zwanzig Anmeldungen an, verteilt sie auf zwei Termine mit je zehn Plätzen und fragt die Warteschlange nur nach Name, E-Mail, Telefonnummer und einer Anmerkung.
Schritt 1: Legen Sie die Höchstzahl fest
Tragen Sie unter Einstellungen, im Abschnitt Limits & Warteliste, die maximale Anzahl an Einsendungen ein. Beachten Sie: Gezählt werden Anmeldungen, nicht Personen. Eine Familie, die drei Kinder in einem Formular anmeldet, belegt einen Platz. Werden die Plätze pro Kind vergeben, lassen Sie jedes Kind einzeln anmelden. Setzen Sie zusätzlich ein Schlussdatum, wenn die Anmeldung an einem festen Tag enden soll.
Schritt 2: Aktivieren Sie die Warteliste
Setzen Sie das Häkchen bei „Warteliste aktivieren, sobald das Formular schließt“. Die Warteliste bekommt eine eigene Höchstzahl und ein eigenes Schlussdatum, unabhängig vom eigentlichen Formular. Als Faustregel für die Höchstzahl: etwa ein Drittel Ihrer Plätze. Zehn Namen hinter dreißig Plätzen sind eine realistische Warteschlange, hundert sind falsche Hoffnung.
Schritt 3: Geben Sie der Warteliste eigene Fragen
Die Warteliste beginnt leer, egal wie viele Fragen Ihr Formular hat. Übernehmen Sie im Reiter Warteliste mit „Felder übernehmen“ den Namen und die E-Mail-Adresse aus Ihrem eigenen Formular. So übernommen landen beide Antwortreihen in derselben Spalte Ihres Exports, und die Bestätigungsmail erreicht auch die Menschen auf der Warteliste. Fragen Sie nur, was Sie brauchen, um jemanden zu erreichen und Ihre Reihenfolge anzuwenden. Setzen Sie oben einen kurzen Absatz, der erklärt, wie es läuft („Frei gewordene Plätze vergeben wir in der Reihenfolge der Einträge, Sie haben dann 48 Stunden Zeit für Ihre Antwort“).
Ist das Formular voll, sehen Besucher einen Hinweis, dass die Höchstzahl erreicht ist, und eine Schaltfläche „Auf die Warteliste setzen“. So schickt niemand das Formular ab in dem Glauben, einen Platz zu haben.
Schritt 4: Oder begrenzen Sie einzelne Optionen
Oft ist nicht die ganze Veranstaltung voll, sondern eine Gruppe oder eine Woche. Schalten Sie bei einer Auswahlfrage „Auswahl pro Option begrenzen“ ein, tragen Sie neben jeder Option die Zahl der Plätze ein und wählen Sie unter „Wenn eine Option voll ist“ die Einstellung „Als Warteliste behalten“. Aktivieren Sie auch „Anzeigen, wie viele Plätze frei sind“, damit Menschen eine ruhigere Gruppe sehen, bevor sie die volle wählen. Eine Auswahl, die auf der Warteliste landet, ist in der Einsendung und in der Bestätigungsmail entsprechend markiert.
Eine Einschränkung sollten Sie kennen: Eine Warteliste pro Option lässt sich nicht mit einem Preis auf derselben Frage kombinieren, und niemand sollte für einen Platz bezahlen, den er noch nicht hat. Für eine kostenpflichtige Veranstaltung nutzen Sie die Warteliste des ganzen Formulars: Wer dort eingetragen ist, bezahlt nie. Sie planen ein Camp über mehrere Wochen? Unser Leitfaden zur Anmeldung für ein Feriencamp mit begrenzten Plätzen pro Woche zeigt, wie Sie das aufteilen.
Schritt 5: Verhindern Sie doppelte Einträge
Schalten Sie „Eine Antwort pro E-Mail-Adresse“ ein. Wer schon auf der Warteliste steht, gilt als jemand, der geantwortet hat, sodass dieselbe Familie sich nicht zweimal eintragen kann, um sich vorzudrängeln. Deshalb wird im Vorgehen oben auch der Wartelisteneintrag der nachrückenden Person storniert: Danach kann sie sich mit derselben Adresse anmelden.
Schritt 6: Schreiben Sie eine Bestätigung, die für beide passt
Anmeldungen und Wartelisteneinträge bekommen dieselbe Bestätigungsmail, jeweils mit den eigenen Antworten darunter. Formulieren Sie die Einleitung so, dass sie für beide passt: Bedanken Sie sich, sagen Sie, dass Angemeldete einen Platz haben und Menschen auf der Warteliste von Ihnen hören, wenn ein Platz frei wird, und nennen Sie Ihre Frist für Absagen. Mehr dazu im Hilfeartikel zu E-Mail-Benachrichtigungen.
Dasselbe Vorgehen funktioniert für alles mit einer Obergrenze: Startzeiten für eine Gruselwanderung oder Helferschichten beim Schulfest.
Was kostet das?
Wartelisten, Höchstzahlen pro Option, der Zähler für freie Plätze, Labels und die Bestätigungsmail sind in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen. Wartelisteneinträge sind Einsendungen und zählen deshalb zu Ihrem monatlichen Kontingent: 100 bei Free, 2.500 bei Pro und 10.000 bei Business. Online bezahlen über Mollie, mit Erstattungen direkt aus der Liste der Einsendungen, gehört zu den kostenpflichtigen Tarifen. Die Details finden Sie bei den Preisen, mehr zu Wartelisten in TinyForms auf der eigenen Seite.
Häufige Fragen
Setzt TinyForms jemanden von der Warteliste automatisch auf einen freien Platz?
Nein. Wenn Sie eine Anmeldung stornieren, ist der Platz wieder frei, aber TinyForms lässt niemanden nachrücken und verschickt keine E-Mail. Sie kontaktieren die nächste Person selbst, und genau dann prüfen Sie auch, ob sie den Platz noch möchte.
Müssen Menschen auf der Warteliste schon bezahlen?
Nein. Ein Formular mit Bezahlung berechnet einem Wartelisteneintrag nie etwas. Bezahlt wird erst, wenn die Person einen Platz hat und sich über das Formular anmeldet.
Kann ich die Warteliste schließen, bevor die Veranstaltung beginnt?
Ja. Die Warteliste hat ein eigenes Schlussdatum, getrennt vom Schlussdatum der Anmeldung. Danach zeigt ein volles Formular statt der Warteliste Ihre Nachricht für geschlossene Formulare.