Un stage sportif ou un stage de vacances est l'une des plus belles choses qu'un club, une école ou une organisation de jeunesse puisse proposer, et l'une des plus lourdes à gérer côté inscriptions. Les parents veulent savoir quelles semaines ont encore de la place, ils inscrivent trois enfants à deux semaines différentes et demandent si le repas de midi est compris. Si les inscriptions arrivent par e-mail et les paiements par virement, vous passez plus de soirées à comparer des listes qu'à préparer des jeux.
Voici les choix qui simplifient l'inscription à un stage sportif, pour les stages d'été comme pour les stages plus courts des vacances d'automne, d'hiver et de printemps : les prix, les frères et sœurs, la fiche santé et les annulations. Ensuite, un guide pas à pas pour créer un formulaire d'inscription au stage de vacances, avec paiement en ligne, un maximum par semaine et une liste d'attente.
En bref :
- Décidez à l'avance si vous proposez des semaines complètes, des journées ou les deux, et combien d'enfants chaque groupe peut accueillir.
- Demandez une inscription par enfant quand les places sont limitées. Le compte reste juste.
- Ne demandez que les informations médicales dont vous vous servirez, et prévoyez quand vous les effacez.
- Rédigez vos conditions d'annulation avant l'ouverture des inscriptions, pas après la première annulation.
Trois décisions à prendre avant d'ouvrir les inscriptions
Semaines, journées ou les deux
La plupart des stages se déroulent à la semaine, du lundi au vendredi. Certains vendent aussi des journées, pratiques pour les parents qui n'ont besoin d'une solution que pour un jour ou deux. Mais une journée ne peut alors être vendue que tant qu'il reste de la place ce jour-là, y compris pour les enfants inscrits à toute la semaine. Décidez tôt si vous proposez des journées, et si une semaine complète coûte moins cher que cinq journées.
Les places par semaine et par groupe
Comptez vos places à partir du terrain : combien de moniteurs ou d'animateurs vous avez, combien d'enfants chacun peut encadrer, et combien d'espace offrent la salle ou le terrain. Si vous répartissez les enfants par âge (4 à 6 ans, 7 à 9 ans, 10 à 12 ans), chaque groupe a son propre maximum chaque semaine. Ces chiffres deviennent les limites de votre formulaire.
Le moment d'ouverture
Les stages populaires sont complets en quelques heures. Annoncez un moment d'ouverture précis, par exemple un samedi à 10 h, pour que les parents qui travaillent en journée aient les mêmes chances que les autres.
Conseils pour fixer le prix d'un stage
- Gardez un prix de base simple. Un prix par semaine, ou un prix par jour. Les formules compliquées entraînent des questions et des erreurs.
- Dites ce qui est compris. Repas, collations, t-shirt, assurance : les parents comparent les stages sur le prix, et une liste claire évite les questions.
- Facturez les options à part. La garderie du matin et du soir ou un repas chaud se facturent plus facilement en option, car toutes les familles n'en ont pas besoin.
- Décidez d'une réduction pour les frères et sœurs, ou pas. C'est un beau geste, mais il faut la vérifier. Nous y revenons plus bas.
- Encaissez à l'inscription. Une place payée est une place prise. Les inscriptions « à payer plus tard » sont souvent les enfants qui ne viennent jamais.
- Pensez aux attestations. En Belgique, de nombreuses mutualités remboursent une partie des stages, et en France certains CSE participent aux frais. Indiquez dans la confirmation comment obtenir l'attestation, vous recevrez moins d'e-mails à ce sujet.
Frères et sœurs : une inscription par enfant
Les familles veulent souvent inscrire deux ou trois enfants d'un coup. Il est tentant de le permettre dans un seul formulaire, mais regardez d'abord comment les places sont comptées. Dans TinyForms, un maximum compte des inscriptions, pas des enfants : une inscription qui mentionne trois enfants prend une place dans une semaine, pas trois. Avec 24 places par semaine, vous pourriez vite vous retrouver avec bien plus de 24 enfants.
Quand les places sont limitées, le conseil honnête est donc : une inscription par enfant. Les parents remplissent le formulaire pour chaque enfant. Cela prend une minute de plus et chaque compte reste juste. Deux réglages leur facilitent la vie :
- Renommez le bouton sous le message de remerciement en « Inscrire un autre enfant », pour qu'il ramène directement au formulaire.
- N'activez pas « Une réponse par adresse e-mail » sur ce formulaire, sinon le deuxième enfant du même parent serait refusé.
Vous accordez une réduction pour un frère ou une sœur ? Ajoutez une question comme « Un frère ou une sœur est-il déjà inscrit ? » et montrez à ceux qui répondent oui une deuxième question avec les semaines au prix réduit, à la place de la question habituelle. Les options de cette question peuvent prendre leurs places sur les semaines habituelles (voir les places partagées plus bas), si bien que les deux prix remplissent le même groupe. La réduction repose sur la déclaration des parents : vérifiez-la dans votre export avant le début du stage.
La fiche santé et la protection des données
Un stage doit connaître les allergies, les médicaments, un diabète, une épilepsie ou tout ce à quoi un moniteur doit pouvoir réagir. Ce sont des données de santé, une catégorie particulière au sens du RGPD. Collectez-les donc avec soin :
- Ne demandez que ce que vous utiliserez. « Allergies ou problèmes de santé à connaître » et « Médicaments pendant le stage » suffisent généralement. Inutile de demander tout l'historique médical.
- Expliquez pourquoi vous posez la question dans le texte d'aide, et qui verra les réponses.
- Faites déposer la fiche santé en fichier si votre club ou votre assureur exige une fiche signée ou un carnet de vaccination.
- Prévoyez l'effacement. Dans TinyForms, la durée de conservation de votre espace de travail efface automatiquement les réponses après le nombre de jours que vous choisissez. Choisissez une durée qui dépasse la fin du stage, car les inscriptions arrivent souvent des mois à l'avance (Free conserve les réponses jusqu'à 30 jours, Pro jusqu'à un an).
Annulations et remboursements
Les enfants tombent malades et les projets changent. Indiquez vos conditions dans le formulaire, dans une case de consentement au-dessus du bouton d'envoi, pour que personne ne puisse dire qu'il ne savait pas. Une règle courante : remboursement complet jusqu'à deux ou trois semaines avant le stage, ensuite uniquement sur certificat médical, et plus de remboursement une fois le stage commencé.
Quand une famille annule, annulez son inscription dans TinyForms. La place dans cette semaine se libère aussitôt, et si l'inscription était payée, la même fenêtre propose de la rembourser via Mollie en une seule étape. L'inscription reste consultable sous Annulées, avec le remboursement, pour que vous puissiez toujours retrouver qui a annulé et ce qui a été remboursé.
Créer le formulaire d'inscription au stage avec TinyForms
Comptez une demi-heure. Partez du modèle d'inscription à un événement avec paiement, qui demande déjà les coordonnées, gère un prix et un maximum par option et encaisse le paiement.
Vous organisez le stage pour votre propre club ? Le modèle d'inscription à un club sportif demande déjà la date de naissance, l'adresse, les remarques médicales et l'accord pour les photos, que vous pouvez reprendre.
Étape 1 : demandez l'enfant et un parent
Le nom, la date de naissance et le groupe d'âge de l'enfant, ainsi que le nom, l'adresse e-mail et le téléphone d'un parent. L'e-mail de confirmation part alors chez le parent.
Étape 2 : listez les semaines, chacune avec un maximum
Ajoutez une question à cases à cocher, « Quelles semaines ? », avec une option par semaine, pour que les parents puissent réserver plusieurs semaines en une inscription. Dans les réglages de la question, activez « Limiter les sélections par option » et indiquez le nombre de places à côté de chaque semaine. Activez aussi « Afficher le nombre de places restantes » : les parents voient qu'une semaine se remplit, et les semaines plus calmes sont choisies plus vite. Chaque semaine cochée dans une inscription prend une place dans cette semaine.
Si vos groupes d'âge sont séparés, créez une question par groupe et n'affichez que la bonne grâce à la logique conditionnelle, selon le groupe d'âge indiqué à l'étape 1.
Étape 3 : donnez un prix à chaque semaine
Activez les paiements pour le formulaire, ouvrez la question des semaines et activez « Ce champ influence le montant ». Chaque semaine reçoit son prix, et le total additionne les semaines cochées.
Étape 4 : vendez semaines et journées sur les mêmes places
Vous proposez aussi des journées ? Ajoutez une question avec les jours d'une semaine, chacun portant les places (24 par jour, par exemple), et une question avec la semaine complète. Reliez la semaine complète aux cinq jours qu'elle couvre avec le bouton en forme de maillon à côté de l'option. Elle prend alors une place chacun de ces jours au lieu d'avoir son propre maximum : 24 places restent 24 places, quelle que soit la façon de réserver, tandis que la semaine garde son propre prix, plus avantageux. Son compteur affiche le jour le plus chargé : quand le mercredi est complet, la semaine l'est aussi.
N'affichez les journées qu'aux parents qui n'ont pas choisi la semaine complète, car réserver les deux prendrait deux places le même jour et facturerait les deux. L'article d'aide sur les paramètres de soumission explique la liaison des places pas à pas.
Étape 5 : ajoutez des options avec un prix unitaire
Pour la garderie ou un repas chaud, ajoutez une question numérique, par exemple « Nombre de jours de garderie », avec un prix unitaire. Le total suit le nombre saisi : cinq jours à 3 euros ajoutent 15 euros. Donnez un maximum à la question pour que le nombre reste réaliste.
Étape 6 : recueillez les informations médicales et la fiche santé
Ajoutez une question à texte long pour les allergies et les médicaments, et un champ de dépôt de fichier pour la fiche santé signée ou le carnet de vaccination si vous en avez besoin. Les fichiers déposés sont stockés de façon privée : seules les personnes de votre espace de travail peuvent les télécharger.
Étape 7 : encaissez le paiement à l'inscription
Connectez une seule fois votre propre compte Mollie dans les réglages de l'espace de travail. Le formulaire encaisse alors le total au moment de l'inscription, avec les moyens de paiement que vous avez activés dans Mollie (Bancontact, carte bancaire et autres), et la liste des réponses montre qui a payé. L'argent arrive directement sur votre compte. Les paiements via Mollie vous en disent plus, et Trouver votre clé API Mollie vous aide à vous connecter.
Étape 8 : tenez une liste d'attente
Une semaine complète n'est jamais la fin de l'histoire : il y a toujours des désistements. La façon de mettre en place la liste d'attente dépend de la façon dont vous vendez les semaines.
- Un formulaire par semaine (ou par stage). Donnez au formulaire un nombre maximum d'inscriptions, égal aux places du stage, et activez sa liste d'attente. Une fois le stage complet, le formulaire devient automatiquement une liste d'attente, avec ses propres questions. Les personnes en liste d'attente ne paient rien.
- Un seul formulaire avec toutes les semaines, chacune avec un prix. Sur une question avec des prix, une semaine complète ne peut pas devenir une liste d'attente : une inscription mélangerait alors une semaine payée et une semaine en attente non payée. Une semaine complète disparaît donc de la liste. Ajoutez une phrase au formulaire (« Semaine complète ? Inscrivez-vous sur la liste d'attente ») avec un lien vers un petit formulaire de liste d'attente séparé.
- Un stage gratuit. Sans prix sur la question des semaines, choisissez « La garder en liste d'attente » sous « Lorsqu'une option est complète ». Les parents peuvent encore cocher une semaine complète, et l'inscription est enregistrée avec cette semaine marquée en liste d'attente.
Dans les trois cas, personne ne remonte automatiquement. Quand une place se libère, vous contactez vous-même la première famille de la liste, ce qui permet aussi de vérifier qu'elle en a toujours besoin.
Étape 9 : ouvrez à heure fixe et confirmez les détails
Programmez la date et l'heure d'ouverture dans les réglages du formulaire, pour qu'il s'ouvre tout seul au moment annoncé. Dans l'e-mail de confirmation, rappelez les semaines réservées et ajoutez les horaires d'arrivée et de départ, ce qu'il faut apporter et l'adresse.
De quel abonnement avez-vous besoin ?
Le maximum par semaine, le compteur de places restantes, les places partagées, les listes d'attente, la logique conditionnelle et l'ouverture programmée sont disponibles avec tous les abonnements, y compris Free. Le paiement via Mollie, les prix par option et par unité, le dépôt de fichiers et le répéteur font partie des abonnements payants, à partir de Pro. Comparez-les sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Les parents peuvent-ils inscrire plusieurs enfants en une seule inscription ?
Techniquement oui : le répéteur (inclus dans les abonnements payants) permet d'ajouter une ligne par enfant. Mais un maximum compte des inscriptions, pas des enfants, et le prix d'une semaine est facturé une fois par inscription, pas par enfant. Pour un stage aux places limitées, une inscription par enfant reste le choix fiable. Le répéteur convient pour une activité sans limite par enfant, comme une journée en famille.
Les parents peuvent-ils payer par virement ?
Oui. Le paiement est facultatif pour chaque formulaire. Désactivez-le et indiquez votre numéro de compte dans l'e-mail de confirmation. Vous vérifierez alors les virements vous-même, c'est justement le travail que le paiement en ligne vous évite.
Que devient la place quand j'annule une inscription ?
Elle se libère aussitôt, pour le maximum de la semaine comme pour celui du formulaire entier. Si l'inscription était payée, vous pouvez la rembourser dans la même étape.
Puis-je modifier le nombre de places pendant les inscriptions ?
Oui. Augmentez ou réduisez le maximum d'une semaine, publiez à nouveau le formulaire, et le compteur suit. Les inscriptions déjà enregistrées restent valables.