En Wallonie et à Bruxelles, le souper est une institution : le club de foot, l'école, l'unité scoute ou la troupe de théâtre en organisent au moins un par an, souvent un souper spaghetti, un souper boulets ou un souper aux moules. En France, on parle plutôt de repas associatif, de repas du club ou de dîner de soutien, mais l'idée est la même : bien manger, passer une soirée ensemble, et remplir la caisse. Pour ceux qui sont en cuisine, c'est aussi l'une des soirées les plus stressantes de l'année. Viendra-t-il cent personnes ou deux cents ? Faut-il cuire douze kilos de pâtes ou vingt ? Et pourquoi tout le monde se retrouve-t-il à la caisse au même moment ?
La réponse à presque toutes ces questions est la même : faites commander et payer à l'avance. Vous savez combien de portions préparer, vous n'achetez que le nécessaire, personne ne fait la queue à la caisse, et l'argent est sur le compte avant d'avoir épluché le premier oignon.
Voici pourquoi la commande à l'avance fonctionne si bien, des conseils pratiques de clubs qui le font chaque année, et un guide pas à pas pour un seul bon de commande en ligne dans lequel chacun indique le nombre de portions par plat, choisit entre manger sur place (à un service) ou emporter (à une heure de retrait), et paie tout de suite.
En bref :
- Prenez les commandes et le paiement à l'avance, et clôturez quelques jours avant de faire les courses.
- Demandez le nombre de portions par plat, avec un prix à part pour la portion enfant.
- Étalez la soirée : deux services en salle et des retraits à emporter tous les quarts d'heure.
- Proposez toujours un plat végétarien, et posez la question des allergies dans le formulaire.
Pourquoi la commande à l'avance simplifie votre souper
Moins de gaspillage, plus de bénéfice
Quand vous connaissez les commandes, vous cuisinez pour ces commandes avec une petite marge, au lieu de deviner et de jeter une marmite de sauce en fin de soirée. Les restes sont le coût caché de chaque souper ; les réduire est le moyen le plus rapide de gagner davantage.
Plus de queue à la caisse
Avec le paiement en ligne, plus personne ne manipule d'argent liquide le soir même, plus besoin de monnaie, et les bénévoles à l'entrée n'ont qu'à cocher des noms sur une liste. Le trésorier reçoit un relevé clair de chaque paiement au lieu d'une caisse à compter à minuit.
Une cuisine qui peut s'organiser
Les portions par plat et par horaire disent exactement à la cuisine quoi préparer et pour quand. Une commande à emporter pour 17 h 15 peut être emballée à 17 h 10, et le deuxième service n'attend pas que le premier soit entièrement servi.
Conseils pratiques pour une soirée réussie
- Gardez une carte courte. Deux ou trois plats et un dessert suffisent largement. Chaque plat en plus, c'est une marmite de plus, une ligne de plus sur la liste de courses et un risque de plus de rupture.
- Prévoyez toujours une option végétarienne. Un plat sans viande se prépare facilement en grande quantité, et personne ne doit rester chez soi.
- Fixez un prix à part pour les enfants. Une petite assiette à prix réduit rend la soirée abordable pour les familles, et la cuisine sait combien de petites portions dresser.
- Travaillez en services. Deux services (par exemple à 17 h 30 et à 19 h 30) doublent la capacité de votre salle et donnent à la cuisine un rythme régulier plutôt qu'un seul coup de feu.
- Comptez des tables, pas des personnes. Un service se remplit en tables ou en commandes. Décidez combien de tables vous pouvez dresser, et demandez le nombre de personnes par commande à part.
- Organisez les retraits par créneau. Un retrait tous les quarts d'heure avec de la place pour six commandes chacun évite la queue à la porte de côté et garde les plats chauds.
- Planifiez aussi vos bénévoles. Cuisine, service, plonge, comptoir à emporter : planifiez ces tranches horaires comme les commandes. Notre guide sur la recherche de bénévoles explique comment.
- Clôturez les commandes avant les courses. Quatre ou cinq jours avant le souper, vous avez le temps d'additionner les portions et de passer commande chez le grossiste.
Allergènes : posez la question et sachez ce qu'il y a dans l'assiette
Quiconque vend ou sert de la nourriture doit pouvoir dire aux convives quels allergènes un plat contient. C'est vrai pour le souper du club comme pour un restaurant. Gardez en cuisine une liste simple des ingrédients par plat, mentionnez les principaux allergènes sur la carte, et en cas de doute, renseignez-vous auprès de l'AFSCA en Belgique ou de la DDPP de votre département en France. Dans le bon de commande, ajoutez une question sur les allergies et les régimes, pour que la cuisine prépare une assiette à part plutôt que de le découvrir à table.
Créer le bon de commande avec TinyForms
Un seul formulaire gère les commandes, les services, les retraits et le paiement. Partez du modèle d'inscription avec paiement, qui demande déjà les coordonnées utiles et peut encaisser un paiement.
Étape 1 : Les coordonnées
Gardez le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du modèle, et supprimez la question sur l'organisation ainsi que celles sur les billets et les ateliers ; les plats les remplacent. La confirmation de commande part vers l'adresse e-mail. Le téléphone sert le soir même, si quelqu'un n'est pas venu chercher sa commande.
Étape 2 : Une question numérique par plat, avec un prix par portion
Ajoutez une question numérique pour chaque plat : « Spaghetti bolognaise », « Spaghetti enfant (moins de 12 ans) », « Pâtes végétariennes », « Tiramisu ». Activez le prix et indiquez un prix unitaire, par exemple 14 euros pour une portion adulte et 8 euros pour une portion enfant. Fixez le minimum à 0 et un maximum raisonnable, comme 20. Le total en bas du formulaire multiplie chaque prix par la quantité indiquée et additionne le tout pendant la saisie : une famille voit ce qu'elle paiera avant de cliquer sur le bouton.
Étape 3 : Sur place ou à emporter ?
Ajoutez une question à choix, « Sur place ou à emporter ? », avec deux options : « Sur place, à la buvette » et « À emporter ». Tout ce qui suit dépend de cette réponse.
Étape 4 : Les services en salle, comptés en tables
Ajoutez une question à choix « Quel service ? » avec une option par service. Activez « Limiter les sélections par option », indiquez un maximum à côté de chaque service, puis activez « Afficher le nombre de places restantes ». Donnez à la question la condition « Sur place ou à emporter ? est égal à Sur place, à la buvette », pour que seuls ceux qui mangent sur place la voient.
Attention : une limite compte des commandes, pas des personnes. Une table de six prend une seule place dans un service, comme un couple. Exprimez donc la capacité en tables (par exemple 30 tables par service), et ajoutez avec la même condition une question numérique « Combien de personnes à votre table ? ». C'est ce nombre qui vous sert à dresser les tables.
Étape 5 : Des heures de retrait pour l'emporter
Ajoutez le bloc Créneaux horaires et donnez à cette question la condition « Sur place ou à emporter ? est égal à À emporter ». Dans le générateur, choisissez le jour, l'heure de début et de fin (par exemple de 17 h à 19 h), des créneaux de 15 minutes et une capacité de 6. Chaque heure de retrait devient une option avec six places, et un créneau complet disparaît de la liste. Notre article pour organiser une fête d'Halloween montre le même générateur pour des heures de départ.
Étape 6 : Allergies et régimes
Ajoutez une question de texte long, « Allergies ou régime particulier », avec un texte d'aide qui demande pour qui c'est. La cuisine le lit dans l'export et peut préparer une assiette à part avec le nom dessus.
Étape 7 : Le paiement au moment de la commande
Connectez une fois votre propre compte Mollie, et le formulaire encaisse le total au moment où la commande est passée. Mettez « Souper spaghetti {Nom} » dans la description du paiement, pour que le trésorier reconnaisse chaque paiement sur le relevé bancaire. L'onglet Paiements, à côté des réponses, liste chaque paiement reçu avec son montant et sa référence Mollie, et s'exporte en CSV ou en Excel pour la comptabilité. Une commande dont le paiement n'a pas abouti apparaît comme échouée dans la liste des réponses ; annulez-la (« Annuler l'inscription ») pour libérer sa place dans le service ou le créneau.
Étape 8 : Une date de clôture
Fixez une date de clôture dans les paramètres, quelques jours avant les courses. Après cette date, le formulaire affiche votre message de clôture, par exemple : « Les commandes sont clôturées. Une petite faim quand même ? Passez nous voir, nous prévoyons quelques assiettes en plus. »
Étape 9 : Une confirmation avec la commande
Activez l'e-mail de confirmation. Il reprend chaque réponse donnée, et sert donc de récapitulatif de commande : les plats et les portions, le service ou l'heure de retrait. Dans l'introduction, une variable peut rappeler l'horaire, et vous ajoutez vous-même le côté pratique : où se trouve la porte de côté, et qu'il vaut mieux apporter son propre sac. L'article d'aide sur les notifications par e-mail explique les variables.
Étape 10 : Les totaux pour la cuisine
Téléchargez les réponses en CSV ou en Excel. Chaque plat a sa propre colonne : une somme par colonne donne les portions à préparer, et un tri par heure de retrait donne sa liste au comptoir à emporter. Vous préférez une liste qui se met à jour toute seule ? Connectez Google Sheets, et chaque commande payée arrive comme nouvelle ligne dès qu'elle est passée, prête à être additionnée par l'équipe en cuisine. En savoir plus sur la synchronisation avec Google Sheets.
Une chose que TinyForms ne fait pas : il ne gère pas de stock par plat. Impossible de dire au formulaire d'arrêter les boulets après 200 portions. Si un plat est limité, surveillez sa colonne dans le tableur et modifiez le formulaire à temps, ou précisez-le dans la description (« dans la limite des stocks disponibles »).
Combien ça coûte ?
Les questions conditionnelles, les limites par option, le compteur de places restantes, les créneaux, l'e-mail de confirmation et l'export fonctionnent avec tous les abonnements, y compris le gratuit. Le prix par portion et les paiements via Mollie font partie des abonnements payants, tout comme la synchronisation avec Google Sheets. L'abonnement gratuit comprend 100 réponses par mois ; pour un grand souper, on passe vite à Pro, qui en compte 2 500. Tous les détails sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Une table de six prend-elle six places dans un service ?
Non. Une limite compte les commandes, pas les personnes : une commande prend une place, quel que soit le nombre de convives. Fixez la capacité par service en tables, et demandez le nombre de personnes dans une question à part.
Puis-je arrêter les commandes d'un plat quand il est épuisé ?
Pas automatiquement. TinyForms ne gère pas de stock par plat. Surveillez les totaux dans votre export ou votre tableur, et retirez le plat ou baissez son maximum par commande à l'approche de la limite.
Peut-on commander sans payer en ligne ?
Oui. Le paiement est facultatif, formulaire par formulaire. Désactivez-le, indiquez les prix dans les questions et encaissez à l'entrée. Vous savez quand même combien de portions préparer.
Avec quels moyens de paiement ?
Ceux que vous activez dans votre propre compte Mollie, comme Bancontact, la carte bancaire ou PayPal. Le paiement se fait en euros.