Het sportkamp in de krokusvakantie heeft vierentwintig plaatsen, de kookworkshop acht kookeilanden, de zwemlessen op woensdag twee lesgevers. Je opent de inschrijvingen op maandagavond en dinsdag rond de middag is alles volzet. Wat er daarna gebeurt, bepaalt of ouders je vereniging onthouden als eerlijk, of als de club waar je iemand moest kennen.
Een inschrijfformulier dat gewoon sluit, gooit de mensen weg die een vrijgekomen plaats graag hadden ingenomen. Een wachtlijst in een mailbox en iemands geheugen zegt zelden wie er aan de beurt was. In dit artikel lees je wanneer je een wachtlijst nodig hebt, hoe je ze eerlijk beheert (volgorde, een antwoordtermijn, duidelijke communicatie) en hoe je in TinyForms een wachtlijst maakt die vanzelf inschakelt zodra je activiteit vol is. We zijn ook eerlijk over het deel dat je zelf blijft doen.
In het kort:
- Een wachtlijst loont als het aantal plaatsen vastligt en de vraag groter is dan wat je kunt aanbieden.
- Spreek de regels af voor je opent: wie eerst komt, eerst maalt, een antwoordtermijn en een einddatum voor de wachtlijst.
- Zeg duidelijk tegen mensen op de wachtlijst dat ze nog geen plaats hebben, en wat er nu gebeurt.
- TinyForms schakelt vanzelf over op de wachtlijst en geeft een plaats vrij als je een inschrijving annuleert. Die plaats aanbieden aan de volgende doe je zelf.
Wanneer heeft je activiteit een wachtlijst nodig?
Niet elke activiteit heeft er een nodig. Een wachtlijst is zinvol als drie dingen kloppen.
Het aantal plaatsen ligt vast. Een zaal voor dertig, een zwembad met drie banen, een begeleidingsratio die de verzekering oplegt, een bus met zestien zitjes. Kun je gewoon stoelen bijzetten, zet dan stoelen bij.
De vraag is groter dan het aanbod. Zwemlessen, vakantiekampen, speelpleinwerking en populaire workshops zijn in een paar uur volzet. Was vorig jaar alles op de eerste dag weg, dan is dat dit jaar ook zo.
Mensen haken af. Kinderen worden ziek, plannen veranderen, een gezin verhuist. Met een wachtlijst wordt elke afzegging een blij telefoontje in plaats van een lege plaats, zeker bij gratis activiteiten, waar meer mensen afhaken.
Is de wachtrij langer dan de activiteit zelf, dan is een wachtlijst niet het antwoord. Voeg dan een tweede reeks of een extra groep toe, en gebruik de wachtlijst voor de gaten die overblijven.
Hoe beheer je een wachtlijst eerlijk?
Een wachtlijst is een belofte. Mensen aanvaarden makkelijker dat ze geen plaats hebben als ze zien dat de regels voor iedereen dezelfde zijn.
Kies een volgorde, en zeg ze hardop
Wie eerst komt, eerst maalt is de makkelijkste regel om uit te leggen en de moeilijkste om tegen in te gaan. Gebruik je een andere regel (leden voor niet-leden, broers en zussen van kinderen die al in de groep zitten, inwoners van de gemeente eerst), zet die dan op het formulier, zodat niemand ze achteraf ontdekt. Stel de vraag waarmee je de regel kunt toepassen ook op de wachtlijst zelf, bijvoorbeeld "Ben je lid van de club?".
Geef een antwoordtermijn
Komt er een plaats vrij, bied ze dan aan de volgende aan met een duidelijke termijn: "Laat het ons weten tegen donderdag 20 uur". Weken op voorhand werkt 48 uur goed. In de laatste week voor de start is 24 uur, of zelfs dezelfde avond, eerlijk. Zonder termijn blijft een plaats dagenlang onbenut, terwijl de persoon daarna meteen ja had gezegd.
Communiceer bij elke stap
- Op het formulier: leg uit dat inschrijven op de wachtlijst nog geen plaats geeft.
- In de bevestiging: zeg wat er nu gebeurt en ongeveer wanneer mensen iets van je horen, en vraag iedereen om tijdig af te zeggen als ze niet kunnen komen.
- Als de wachtlijst sluit: laat de mensen die geen plaats kregen iets weten. Een kort bericht ("helaas is er deze keer geen plaats vrijgekomen") is veel beter dan stilte.
Sluit de wachtlijst op tijd
Een wachtlijst voor een zomerkamp in juli heeft weinig zin als je pas de avond voordien een plaats aanbiedt. Kies een datum waarna je vrijgekomen plaatsen niet meer opvult, en sluit de wachtlijst op die dag. Zo blijft niemand hopen als er geen echte kans meer is.
Wat TinyForms doet, en wat je zelf doet
Het is goed om dit helder te hebben voor je iets instelt.
TinyForms doet:
- inschrijvingen tellen en het formulier vanzelf naar de wachtlijst laten overschakelen zodra het maximum bereikt is, of zodra de sluitingsdatum van de inschrijvingen voorbij is;
- de wachtlijst een eigen maximum, een eigen sluitingsdatum en eigen vragen geven;
- elke inschrijving op de wachtlijst bewaren met de datum en het uur waarop ze binnenkwam, zodat je de inzendingen op "wachtlijst" kunt filteren en de volgorde in één oogopslag ziet;
- de plaats meteen vrijgeven als je een inschrijving annuleert, met in dezelfde stap een terugbetaling als de persoon via Mollie betaalde.
TinyForms doet niet:
- de volgende persoon van de wachtlijst automatisch naar een vrijgekomen plaats verplaatsen;
- de persoon bovenaan de lijst een mail sturen.
Dat is een bewuste keuze: of iemand de plaats nog wil, en er nog tijd voor heeft, weet je alleen na een kort bericht. Er is nog iets dat je moet weten. Zolang je inschrijvingsperiode loopt, verschijnt een vrijgekomen plaats opnieuw op het formulier, en wie het eerst invult, krijgt ze. Dat is niet noodzakelijk de persoon bovenaan je wachtlijst. De werkwijze hieronder vangt beide op.
Een eenvoudige werkwijze bij elke afzegging
- Annuleer niet meteen. Zegt iemand af, open dan eerst de inzendingen, filter op de wachtlijst en zoek de oudste inschrijving. Die persoon is aan de beurt.
- Bied de plaats aan, met een termijn. Stuur een mail of bel, en geef een duidelijk tijdstip om te antwoorden. Geef de inschrijving een label zoals "Aangeboden" en zet de datum en de termijn in de interne notitie, zodat een medebestuurslid ziet hoe het ervoor staat.
- Bij een ja: annuleer de inschrijving van wie afzegde (en betaal terug als er betaald werd), annuleer de wachtlijstinschrijving van wie doorschuift, en stuur die persoon meteen de link naar het formulier. Die schrijft zich nu in, en betaalt indien nodig, zoals iedereen. Vraag om dat binnen het uur te doen, want tot dan staat de plaats open op het formulier.
- Bij een nee, of geen antwoord binnen de termijn: verander het label in "Bedankt" of "Geen antwoord" en ga naar de volgende.
Is de sluitingsdatum van de inschrijvingen voorbij, dan opent een annulering het formulier niet meer, en kan een toevallige bezoeker de vrijgekomen plaats dus niet wegkapen. Dan bevestig je de plaats zelf per mail aan de volgende, en is het label op diens wachtlijstinschrijving je geheugen.
Zo maak je een inschrijving met wachtlijst in TinyForms
Dit formulier bouw je in een kwartier. De snelste start is de template voor inschrijvingen met wachtlijst: ze neemt twintig inschrijvingen, verdeelt die over twee reeksen van tien plaatsen en vraagt de wachtrij enkel een naam, een e-mailadres, een telefoonnummer en een opmerking.
Stap 1: Stel het maximum in
Vul onder Instellingen, bij Limieten & wachtlijst, het maximaal aantal inzendingen in. Let op: dat telt inschrijvingen, geen personen. Een gezin dat drie kinderen in één formulier inschrijft, neemt één plaats. Zijn de plaatsen per kind, laat dan per kind inschrijven. Voeg ook een sluitingsdatum toe als de inschrijvingen op een vaste dag moeten stoppen.
Stap 2: Schakel de wachtlijst in
Vink "Wachtlijst inschakelen zodra het formulier sluit" aan. De wachtlijst krijgt een eigen maximum en een eigen sluitingsdatum, los van het formulier zelf. Een vuistregel voor het maximum: ongeveer een derde van je plaatsen. Tien namen achter dertig plaatsen is een realistische wachtrij, honderd is valse hoop.
Stap 3: Geef de wachtlijst haar eigen vragen
De wachtlijst begint leeg, hoeveel vragen je formulier ook telt. Gebruik op het tabblad Wachtlijst de knop "Velden overnemen" om de naam en het e-mailadres van je eigen formulier over te nemen. Zo overgenomen komen beide reeksen antwoorden in dezelfde kolom van je export terecht, en bereikt de bevestigingsmail ook de mensen op de wachtlijst. Vraag alleen wat je nodig hebt om iemand te contacteren en je volgorderegel toe te passen. Zet bovenaan een korte paragraaf die uitlegt hoe het werkt ("We bieden vrijgekomen plaatsen aan in volgorde van inschrijving en geven je 48 uur om te antwoorden").
Is het formulier vol, dan zien bezoekers een melding dat het maximum bereikt is en een knop "Inschrijven op wachtlijst". Zo verstuurt niemand het formulier in de veronderstelling dat hij een plaats heeft.
Stap 4: Of stel een maximum per optie in
Vaak is niet de hele activiteit vol, maar één groep of één week. Zet bij een keuzevraag "Beperk het aantal keuzes per optie" aan, vul naast elke optie het aantal plaatsen in en kies "Houd het als wachtlijst" bij "Wanneer een optie vol is". Zet ook "Toon hoeveel plaatsen er nog zijn" aan, zodat mensen een rustige groep zien voor ze de volle kiezen. Een keuze die op de wachtlijst belandt, staat zo gemarkeerd in de inzending en in de bevestigingsmail.
Eén beperking om te kennen: een wachtlijst per optie gaat niet samen met een prijs op diezelfde vraag, en niemand hoort te betalen voor een plaats die hij nog niet heeft. Voor een betalende activiteit gebruik je de wachtlijst van het hele formulier: wie daarop staat, betaalt nooit. Organiseer je een kamp met meerdere weken? In onze gids over inschrijvingen voor een sportkamp met beperkte plaatsen per week lees je hoe je die opsplitst.
Stap 5: Voorkom dubbele inschrijvingen
Zet "Eén antwoord per e-mailadres" aan. Wie al op de wachtlijst staat, telt als iemand die geantwoord heeft, zodat hetzelfde gezin zich niet twee keer op de wachtlijst kan zetten om voor te steken. Daarom annuleer je in de werkwijze hierboven ook de wachtlijstinschrijving van wie doorschuift: daarna kan die zich met hetzelfde adres inschrijven.
Stap 6: Schrijf een bevestiging die voor beide klopt
Inschrijvingen en wachtlijstinschrijvingen krijgen dezelfde bevestigingsmail, met hun eigen antwoorden eronder. Schrijf de inleiding zo dat ze voor beide werkt: bedank, zeg dat wie ingeschreven is een plaats heeft en dat wie op de wachtlijst staat van je hoort als er een plaats vrijkomt, en vermeld je annuleringstermijn. Meer daarover in het helpartikel over e-mailmeldingen.
Dezelfde aanpak werkt voor andere dingen met een maximum: starturen voor een halloweentocht of vrijwilligersshiften op het schoolfeest.
Wat kost het?
Wachtlijsten, een maximum per optie, de teller met resterende plaatsen, labels en de bevestigingsmail zitten in elk abonnement, ook het gratis. Inschrijvingen op de wachtlijst zijn inzendingen en tellen dus mee voor je maandelijkse aantal: 100 op Free, 2.500 op Pro en 10.000 op Business. Online betalen via Mollie, met terugbetalingen vanuit de lijst met inzendingen, hoort bij de betaalde abonnementen. Bekijk de prijzen voor de details, of lees meer over wachtlijsten in TinyForms.
Veelgestelde vragen
Zet TinyForms iemand van de wachtlijst automatisch op een vrijgekomen plaats?
Nee. Als je een inschrijving annuleert, is de plaats weer vrij, maar TinyForms schuift niemand door en stuurt niemand een mail. Je contacteert de volgende zelf, en dat is meteen het moment om te checken of die de plaats nog wil.
Moeten mensen op de wachtlijst al betalen?
Nee. Een formulier met betaling rekent nooit iets aan voor een inschrijving op de wachtlijst. De persoon betaalt pas als hij een plaats heeft en zich via het formulier inschrijft.
Kan ik de wachtlijst sluiten voor de activiteit begint?
Ja. De wachtlijst heeft een eigen sluitingsdatum, los van die van de inschrijvingen. Na die datum toont een vol formulier je melding voor een gesloten formulier in plaats van de wachtlijst.