Alles over één persoon vinden Link naar dit onderdeel
Onder de GDPR mag iemand vragen welke gegevens je over hem bewaart en vragen om ze te wissen. Je hebt een maand om te antwoorden. De pagina Gegevens van een persoon doet het zoekwerk voor je: open het werkruimtemenu bovenaan en kies Gegevens van een persoon. Eigenaars en beheerders van de werkruimte kunnen ze gebruiken, op elk plan, ook Free.
Vul het e-mailadres van de persoon in. TinyForms doorzoekt elk formulier van de werkruimte en vindt het adres in elke e-mailvraag, ook die van de wachtlijst, ongeacht hoofd- of kleine letters. Het vindt ook de persoonlijke links die naar dat adres gingen, en de inzendingen die via die links binnenkwamen. Geannuleerde inzendingen, inzendingen in de prullenbak en formulieren in de prullenbak worden mee doorzocht.
Bij elk resultaat zie je het formulier, de datum, de status (actief, geannuleerd, in de prullenbak of op de wachtlijst) en hoe het gevonden werd, bijvoorbeeld de e-mailvraag waarin het adres staat.
Formulieren zonder e-mailvraag
Een inzending op een formulier dat geen e-mailadres vraagt, is niet te vinden op adres. Vul daarvoor ook een naam of andere tekst in. Die zoekopdracht leest de antwoorden zelf, en is dus trager en minder exact: ze leest de nieuwste 1.000 inzendingen per formulier, toont hoogstens 200 resultaten en vinkt die niet aan, omdat een naam ook van iemand anders kan zijn. Kijk elk resultaat na voor je het aanvinkt.
Een kopie bezorgen bij een verzoek tot inzage Link naar dit onderdeel
Vink aan wat van de persoon is
Alles wat via het adres gevonden werd, staat al aangevinkt. Vink uit wat niet van hem is en vink de tekstresultaten aan die wel van hem zijn.
Kies Exporteren voor inzage
Een kleine export staat meteen klaar. Een grote wordt op de achtergrond klaargemaakt en verschijnt onder Jouw exports zodra hij klaar is.
Download de ZIP en stuur hem door
Alleen jij kunt hem downloaden, en hij wordt 24 uur nadat je hem maakte verwijderd.
De ZIP bevat een leesbare samenvatting (summary.html) in de taal waarin jij werkt, dezelfde gegevens voor computers (data.json) en de bestanden die de persoon uploadde, in een map per inzending. De samenvatting toont per inzending het formulier, de datum, elke vraag met het antwoord zoals TinyForms het toont, betalingen met bedrag en status, en de persoonlijke links die naar de persoon gingen.
Lees ze voor je ze doorstuurt
Interne notities en labels die je team bij een inzending zette, en het IP-adres en de browser zolang die bewaard worden, zijn ook persoonsgegevens en staan dus in de export. Lees de samenvatting voor je ze verstuurt.
Alles wissen bij een verzoek tot wissing Link naar dit onderdeel
Kies Alles wat geselecteerd is wissen. Een bevestiging zegt precies hoeveel inzendingen, geüploade bestanden en persoonlijke links verdwijnen. Na je bevestiging worden de inzendingen definitief gewist, in de prullenbak of niet, met hun antwoorden, notities en geüploade bestanden, en komt de opslag die ze innamen vrij. De persoonlijke links die naar de persoon gingen, worden verwijderd. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden, dus exporteer eerst als de persoon ook om een kopie vroeg.
Sommige dingen kan het wissen niet bereiken, en de pagina zegt dat ook:
- Antwoorden die al naar Google Sheets of Excel gesynchroniseerd zijn, blijven in die spreadsheet staan. Verwijder die rijen daar zelf. Formulieren die synchroniseren, zijn gemarkeerd in de resultaten.
- Mails die al verstuurd zijn, zoals bevestigingen en meldingen, kunnen niet teruggehaald worden.
- Betaalgegevens (bedrag, datum en betaalreferentie) blijven bewaard, zonder de antwoorden, als jouw bewijs van ontvangen geld. De boekhoudregels verplichten je meestal om ze bij te houden.
- Downloads en kopieën die je zelf maakte, moet je zelf verwijderen.
Bewijs dat een verzoek behandeld is Link naar dit onderdeel
Elke export en elke wissing wordt op dezelfde pagina genoteerd onder Behandelde verzoeken: de datum, wie het behandelde en hoeveel inzendingen, bestanden, persoonlijke links en formulieren erbij hoorden. Het adres en de antwoorden worden nooit genoteerd, dus het logboek bewaart niet wat gewist is. Regels blijven een jaar bewaard.