Bewaring en AVG Link naar dit onderdeel
Jij bepaalt hoe lang inzendingen worden bewaard met de bewaarinstelling op je workspace. Zodra die periode verstrijkt, worden inzendingen elke dag automatisch verwijderd, waarbij alleen geanonimiseerde statistieken behouden blijven. Dit helpt je AVG-conform te blijven zonder handmatig opruimen. Je vindt de instelling in de workspace-instellingen, onder GDPR & Privacy.
Een nieuwe workspace begint op 30 dagen, het maximum van het Free-plan. Stapt die over naar een betaald plan terwijl die startwaarde nog ongewijzigd is, dan wordt die verhoogd naar 90 dagen. Een termijn die je zelf hebt ingesteld wordt nooit aangepast. Pro bewaart inzendingen tot een jaar, en alleen Business kan ze onbeperkt bewaren.
Wanneer inzendingen verwijderd worden Link naar dit onderdeel
De bewaartermijn telt vanaf de dag waarop elke inzending binnenkwam. Het verwijderen gebeurt elke nacht, dus een inzending verdwijnt in de eerste nacht nadat ze die leeftijd bereikt. Inzendingen in de prullenbak tellen mee: de prullenbak komt niet bovenop de bewaartermijn.
Eigenaars en beheerders krijgen elke week een e-mail met per formulier de inzendingen die de komende twee weken verwijderd worden, zodat elke inzending minstens een week vooraf aangekondigd is. De inzendingenlijst toont hetzelfde: een melding zodra er binnen een week inzendingen verdwijnen, en de datum naast elk ervan. Iedereen kan de e-mail uitzetten onder E-mailmeldingen in de profielinstellingen.
Een kortere bewaartermijn geldt ook voor de inzendingen die je al hebt, dus alles wat ouder is dan de nieuwe termijn wordt de volgende nacht verwijderd. Je moet een kortere termijn eerst bevestigen voordat die opgeslagen wordt.
Een verwijderd formulier wordt nog 30 dagen bewaard en daarna definitief gewist, samen met zijn inzendingen, geüploade bestanden, persoonlijke links en betaalgegevens. Het logo en de afbeeldingen blijven zolang een kopie van het formulier ze nog gebruikt.
Betaalgegevens blijven bewaard
Wanneer een inzending verwijderd wordt, blijven haar betaalgegevens (bedrag, datum en betalingsreferentie) bestaan. Ze bevatten geen antwoorden of contactgegevens en blijven je bewijs van ontvangen betalingen, dat je volgens de boekhoudregels meestal jarenlang moet bijhouden. De privacypagina van een formulier met betaling vermeldt dat. Exporteer de inzendingen eerst als je ook wilt bijhouden wie wat betaald heeft. De betalingen zelf blijven in het dashboard van je betaalprovider staan, waar TinyForms niets van verwijdert. In TinyForms vind je ze terug in het tabblad Betalingen bij de inzendingen van het formulier.
Hoe je gegevens worden opgeslagen Link naar dit onderdeel
- Geüploade bestanden worden bewaard in een privéopslag en kunnen alleen worden gedownload door geautoriseerde personen, nooit via een openbare link.
- Het IP-adres en de browser van elke inzending worden 30 dagen bewaard zodat je verdachte activiteit kunt onderzoeken. Alleen eigenaars en beheerders zien ze, en ze zitten niet in exports.
- Alles wordt gehost in de EU.
- De AI-assistent draait op Mistral AI en wordt gehost in de EU. Hij krijgt alleen de teksten van je formulier, nooit de antwoorden.
Meer details
Voor het volledige beeld, inclusief subverwerkers en je rechten, lees je ons privacybeleid.
Je account verwijderen Link naar dit onderdeel
Je kunt je account zelf verwijderen, via Account verwijderen in je profielinstellingen. Je account gaat meteen weg, en met de workspaces waar je als enige in zat ook elk formulier en elke inzending erin. Een lopend abonnement daarop wordt onmiddellijk opgezegd.
- Workspaces waar je alleen lid van was blijven precies waar ze zijn. Jij zit er gewoon niet meer in.
- Een workspace die je bezit maar waar anderen in werken, is niet van jou om op te doeken. Draag ze eerst over aan een ander lid via de ledenpagina, dan gaat het verwijderen door.
- De workspaces die met je account meegaan krijgen dezelfde periode van 30 dagen als elke andere verwijderde workspace voor ze definitief gewist worden.