Ende August, die neue Saison steht vor der Tür. Für den Kassenwart eines Sportvereins, eines Chors, einer Jugendgruppe oder eines Fördervereins heißt das vor allem eins: die Mitgliedsbeiträge einziehen. Und jedes Jahr läuft es gleich. Sie verschicken die Bankverbindung, die Hälfte der Mitglieder zahlt innerhalb einer Woche, ein Viertel mit falschem Verwendungszweck oder vom Konto des Partners, und beim Rest braucht es drei Erinnerungen und ein Gespräch am Vereinsheim, bevor der Oktober vorbei ist.
Ein ehrliches Wort vorweg: Viele Vereine in Deutschland ziehen den Mitgliedsbeitrag per SEPA-Lastschrift ein. Das kann TinyForms nicht, und wenn das bei Ihnen gut läuft, bleiben Sie dabei. Dieser Artikel ist für die Vereine, deren Mitglieder selbst zahlen: per Überweisung, bar oder eben künftig online. Sie lesen, wann Sie den Beitrag am besten anfordern, wie Sie Familienrabatte regeln, wie Sie erinnern, ohne zum Inkassobüro des Vereins zu werden, und wie Sie Ihre Mitgliederverwaltung in einer Liste statt in fünf führen. Danach zeigen wir Schritt für Schritt ein Mitgliedsformular, über das Mitglieder sich anmelden und den Mitgliedsbeitrag gleich online bezahlen.
Kurz gesagt:
- Legen Sie Beiträge und Mitgliedsarten vor Saisonbeginn fest, und halten Sie es einfach.
- Starten Sie die Beitragsrunde Ende August, mit einer klaren Frist vor dem ersten Spiel, der ersten Probe oder dem ersten Treffen.
- Lassen Sie Mitglieder bei der Anmeldung bezahlen, dann ist eine Anmeldung entweder bezahlt oder sichtbar nicht.
- Planen Sie Erinnerungen über Ihre eigenen Kanäle, und führen Sie die Mitgliederliste an einem Ort, den der Vorstand erreicht.
Warum das Hinterherlaufen hinter Überweisungen so viel Zeit kostet
Eine Überweisung wirkt kostenlos und einfach, bis Sie herausfinden müssen, von wem sie kommt. In jedem Verein tauchen dieselben Probleme auf:
- Der Verwendungszweck fehlt oder ist falsch. „Beitrag Lisa“ hilft wenig, wenn in der Jugend drei Lisas spielen.
- Jemand anderes hat gezahlt. Eltern, Partner oder Großeltern zahlen vom eigenen Konto, unter einem Namen, der nirgends in Ihrer Mitgliederliste steht.
- Der Betrag passt nicht. Jemand zahlt den Erwachsenenbeitrag für ein Kind, oder zwei Geschwister in einer Überweisung, mit einem selbst ausgerechneten Familienrabatt.
- Niemand weiß, wer noch fehlt. Die Anmeldungen liegen in einer Tabelle, die Zahlungen in der Banking-App, und nur der Kassenwart kann beides abgleichen.
Alle diese Probleme verschwinden, sobald Anmelden und Bezahlen ein und derselbe Schritt sind.
8 Tipps, um Mitgliedsbeiträge einzuziehen
1. Legen Sie die Beiträge fest, bevor die Runde startet
Einigen Sie sich vor dem Sommer auf die Mitgliedsarten und ihre Beiträge, im e.V. meist in der Beitragsordnung, damit sich nichts mehr ändert, wenn die ersten Mitglieder zahlen. Drei bis fünf Arten reichen: Jugend, Erwachsene, Familie und Fördermitglied zum Beispiel. Jede weitere Art bringt eine weitere Rückfrage von einem Mitglied, das unsicher ist, welche passt.
2. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt
Ende August und Anfang September sind alle im Saisonstart-Modus: Die Trainingszeiten stehen, die Kinder sind wieder in der Schule, der Verein ist wieder im Kopf. Starten Sie dann, und setzen Sie eine Frist, die etwas bedeutet, etwa das erste Spiel, die erste Probe oder den Termin, zu dem Ihr Verband die Mitgliederliste braucht. Ein Formular mit Schlussdatum macht diese Frist verbindlich.
3. Machen Sie den Familienrabatt verständlich
Halten Sie die Regel einfach und sichtbar: ein fester Familienbeitrag oder ein niedrigerer Beitrag ab dem zweiten Kind. Vermeiden Sie Regeln, für die man einen Taschenrechner braucht. Steckt der Rabatt im Formular, muss ihn niemand selbst ausrechnen, und niemand verrechnet sich.
4. Bieten Sie einen ermäßigten Beitrag an, ohne Nachweis
Für manche Familien ist der volle Beitrag viel Geld. Eine Option „ermäßigter Beitrag“ im Formular, ohne Nachweis, hält diese Mitglieder im Verein, ohne dass sie sich erklären müssen. Weisen Sie auch auf bestehende Hilfen hin: Über das Bildungs- und Teilhabepaket können Familien mit geringem Einkommen einen Zuschuss zum Vereinsbeitrag ihrer Kinder bekommen.
5. Verlangen Sie die Zahlung im selben Schritt wie die Anmeldung
Die größte Verbesserung überhaupt. Zahlt ein Mitglied bei der Anmeldung, müssen Sie nie wieder eine Überweisung einem Namen zuordnen. Die Anmeldung steht auf „bezahlt“, oder eben nicht. Mit Kreditkarte, PayPal oder Apple Pay, je nachdem, was Sie in Ihrem Mollie-Konto freischalten, dauert das auf dem Handy wenige Sekunden, und dort füllen die meisten Mitglieder Formulare ohnehin aus.
6. Planen Sie Erinnerungen über Ihre eigenen Kanäle
Mitglieder verweigern selten die Zahlung, sie vergessen sie. Planen Sie zwei Erinnerungen im Voraus: eine Woche vor der Frist und eine am Tag selbst. Schicken Sie sie über die Kanäle, die Ihre Mitglieder schon lesen: den Vereinsnewsletter, die WhatsApp-Gruppen der Mannschaften oder einen Beitrag auf Ihrer Website. Ein freundliches Wort vom Trainer oder der Chorleiterin wirkt oft besser als jede Mail vom Kassenwart.
7. Führen Sie eine Mitgliederliste, nicht fünf
Der Trainer hat eine Liste, der Schriftführer auch, und der Kassenwart noch eine andere. Wählen Sie einen Ort für Ihre Mitgliederverwaltung, sorgen Sie dafür, dass mindestens zwei Vorstandsmitglieder Zugriff haben, und lassen Sie alles andere davon ausgehen. Fragen Sie nur ab, was Sie wirklich brauchen: Kontaktdaten, ein Geburtsdatum, wenn es die Beitragsklasse bestimmt, und die nötigen Einwilligungen.
8. Geben Sie dem Kassenwart einen Export, keinen Stapel Screenshots
Am Ende der Runde braucht Ihr Kassenwart eine Liste, was wann von wem eingegangen ist. Ein sauberer Export erspart einen Abend Abtippen aus der Banking-App, und genau das wollen die Kassenprüfer vor der Mitgliederversammlung sehen.
So erstellen Sie ein Mitgliedsformular mit TinyForms
Mit TinyForms bauen Sie in einer halben Stunde ein Mitgliedsformular, über das Mitglieder sich anmelden und gleich bezahlen. So geht's.
Schritt 1: Starten Sie mit der Vorlage für Vereinsmitgliedschaft
Kopieren Sie die Vorlage für eine Vereinsmitgliedschaft in Ihren Arbeitsbereich. Sie fragt bereits nach Name, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon und Anschrift, ob jemand neu eintritt oder verlängert, und ob die Person mithelfen möchte.
Schritt 2: Legen Sie Ihre Mitgliedsarten an, jede mit eigenem Preis
Machen Sie aus der Frage zur Mitgliedschaft eine Auswahl zwischen Ihren Arten, zum Beispiel „Jugend (unter 18), 80 €“, „Erwachsene, 120 €“, „Familie, 220 €“ und „Fördermitglied, 25 €“. Schalten Sie Zahlungen für das Formular ein und geben Sie jeder Option ihren eigenen Betrag. Das Formular rechnet beim Ausfüllen mit, und jeder sieht vor dem Absenden genau, was er zahlt.
Für einen Rabatt ab dem zweiten Kind fügen Sie eine Zahlenfrage „Wie viele weitere Kinder?“ mit einem Preis pro Stück hinzu, und die Summe folgt der eingegebenen Zahl. Eine Option ohne Preis, etwa für Ehrenmitglieder, löst gar keine Zahlung aus. Der Artikel über Zahlungen annehmen erklärt alle Preisoptionen.
Schritt 3: Verbinden Sie Ihr eigenes Mollie-Konto
Zahlungen laufen über das Mollie-Konto Ihres Vereins. Das Geld geht direkt auf das Vereinskonto, TinyForms steht nie dazwischen. Mollie berechnet je nach Zahlungsart eine eigene Gebühr pro Transaktion; TinyForms schlägt keine eigene Gebühr auf. Sie fügen Ihren Mollie-API-Schlüssel einmal in den Einstellungen Ihres Arbeitsbereichs ein, wie unter Ihren Mollie-API-Schlüssel finden beschrieben. Füllen Sie das Formular selbst aus und machen Sie eine echte Zahlung, bevor Sie es teilen, damit Sie sicher wissen, dass das Geld ankommt.
Schritt 4: Führen Sie die Mitgliederliste in Google Sheets oder Excel Online
Verbinden Sie Google Sheets oder Excel Online mit Ihrem Arbeitsbereich und schalten Sie die Synchronisierung für das Formular ein. TinyForms legt die Tabelle mit einer Spalte pro Frage an und fügt für jedes neue Mitglied eine Zeile hinzu. Bei einem Formular mit Zahlung erscheint die Zeile, sobald die Zahlung durch ist. So wird die Tabelle zu Ihrer Liste der zahlenden Mitglieder, bereit zum Teilen mit Trainern und Abteilungsleitern. Siehe Synchronisierung mit Google Sheets oder mit Excel Online.
Schritt 5: Schicken Sie bestehenden Mitgliedern einen persönlichen, vorausgefüllten Link
Die meisten Mitglieder verlängern, und jedes Jahr wieder die eigene Anschrift einzutippen ist genau die Hürde, die das Ganze aufschiebt. Mit persönlichen Links laden Sie Ihre aktuelle Mitgliederliste als CSV- oder Excel-Datei hoch, und jedes Mitglied bekommt eine eigene Adresse für das Formular, mit Name, E-Mail und Anschrift schon ausgefüllt. Eine Spalte kann auch die Auswahl einschränken, sodass ein Jugendmitglied nur die Jugendbeiträge sieht. Schalten Sie „Empfänger dürfen korrigieren, was Sie vorausgefüllt haben“ ein, damit Mitglieder eine geänderte Anschrift selbst berichtigen können.
TinyForms verschickt diese Links nicht selbst. Sie laden sie als Liste herunter und versenden sie über Ihr eigenes Newsletter-Tool oder einen Serienbrief, oder Sie drucken die QR-Codes. Die Liste zeigt danach, wer seinen Link geöffnet und wer geantwortet hat. Persönliche Links gehören zum Business-Tarif; der Artikel über persönliche Links erklärt die Details.
Schritt 6: Teilen Sie das Formular und behalten Sie die Zahlungen im Blick
Teilen Sie den Kurzlink oder den QR-Code im Newsletter, in den WhatsApp-Gruppen und am Schwarzen Brett im Vereinsheim. Mitglieder brauchen kein Konto. Jede Anmeldung landet in der Liste der Antworten, mit Zahlungsstatus: bezahlt, ausstehend (begonnen, aber nicht abgeschlossen) oder fehlgeschlagen. Daneben listet der Reiter Zahlungen jede Zahlung, die das Formular erhalten hat, mit Datum, Betrag, einer etwaigen Erstattung und der Mollie-Referenz.
Exportieren Sie diese Liste als CSV oder Excel für die Buchhaltung. Eine Zahlung bleibt darauf stehen, auch wenn die zugehörige Anmeldung gelöscht wird. Ihr Zahlungsnachweis hängt also nicht von Ihrer Aufbewahrungsfrist ab.
Was TinyForms nicht kann
Das wissen Sie besser vor dem Start als mitten in der Beitragsrunde.
- Keine Erinnerungsmails. TinyForms schickt einem Mitglied eine Bestätigung, sobald es bezahlt hat, aber keine Erinnerungen an alle, die sich noch nicht angemeldet oder noch nicht gezahlt haben. Die laufen über Ihre eigenen Kanäle, wie in Tipp 6. Die Liste der Antworten und der Status der persönlichen Links zeigen Ihnen, wen Sie erinnern sollten.
- Keine SEPA-Lastschrift und keine wiederkehrenden Zahlungen. Jede Zahlung ist eine Einmalzahlung für eine Anmeldung. Nächste Saison zahlen Mitglieder erneut über eine neue Runde: Duplizieren Sie das Formular dieses Jahres, passen Sie Beträge und Termine an und teilen Sie den neuen Link (oder verschicken Sie neue persönliche Links). Zieht Ihr Verein monatlich oder jährlich per Lastschrift ein, sind Sie mit Ihrer Bank oder einer Vereinsverwaltungssoftware besser bedient. Gut passt TinyForms dagegen für Vereine, in denen Mitglieder ohnehin selbst überweisen, für Fördervereine, für Kurs- und Abteilungsbeiträge und für Neuanmeldungen zur Saison.
Was kostet das?
Das Formular bauen und teilen, bedingte Fragen und der CSV-Export funktionieren im kostenlosen Tarif. Zahlungen über Mollie, Preise pro Option und die Synchronisierung mit einer Tabelle gehören zu Pro, persönliche Links zu Business. Jeder neue Arbeitsbereich testet Pro vierzehn Tage lang, sodass Sie Ihr Mitgliedsformular mit einer echten Zahlung bauen und ausprobieren können, bevor Sie sich entscheiden. Die Details stehen auf der Preisseite. Sie organisieren auch ein Feriencamp? Unser Leitfaden zur Anmeldung für ein Feriencamp mit Online-Zahlung nutzt dieselben Bausteine.
Häufige Fragen
Können Mitglieder weiterhin überweisen?
Nicht über ein Formular mit Zahlung: Wer eine Mitgliedsart mit Preis wählt, landet immer auf der Zahlungsseite. Wollen einige Mitglieder unbedingt überweisen, duplizieren Sie das Formular, schalten Sie auf der Kopie die Zahlungen aus und schicken Sie ihnen diesen Link. Wenn ihr Geld eingeht, geben Sie ihrer Antwort ein Label wie „Per Überweisung bezahlt“. Labels erscheinen als Spalte in der Liste, und Sie können danach filtern.
Was passiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt oder ein Mitglied auf der Zahlungsseite abbricht?
Die Anmeldung wird trotzdem gespeichert, mit dem Status fehlgeschlagen oder ausstehend, sodass Sie genau sehen, wer nicht abgeschlossen hat. Das Mitglied kann das Formular einfach noch einmal ausfüllen. Nutzen Sie persönliche Links mit einer Antwort pro Link, stornieren oder löschen Sie zuerst die unvollständige Anmeldung; dann öffnet sich der Link wieder.
Ist das DSGVO-konform?
Sie brauchen die Daten Ihrer Mitglieder, um den Verein zu führen, also dürfen Sie sie erheben, solange Sie sagen, wofür, nur abfragen, was nötig ist, und sie nicht länger aufbewahren als erforderlich. TinyForms wird in der EU gehostet, zeigt Ihre Datenschutzerklärung im Formular und löscht Antworten automatisch nach der Aufbewahrungsfrist, die Sie festlegen. Mehr dazu unter Daten und Datenschutz und auf unseren Seiten für Vereine und Sportvereine.