Was ein persönlicher Link ist
Ein persönlicher Link ist die eigene Adresse eines Empfängers für ein Formular, etwa tinyforms.tools/i/k7m2qpza. Es ist keine Kopie des Formulars: Es ist Ihr Formular, geöffnet mit den Antworten dieser Person bereits ausgefüllt, ihrer Auswahl auf das begrenzt, was für sie gilt, und einer Referenz von Ihnen, die mitreist, ohne je angezeigt zu werden.
Die Adresse enthält kein Fragezeichen und keine Parameter, und der Code vermeidet leicht verwechselbare Zeichen. So passt sie auf eine gedruckte Einladung und übersteht das Abtippen in Großbuchstaben.
Teil des Business-Tarifs
Persönliche Links zu erzeugen und zu verwalten setzt Business voraus. Bereits bestehende Links funktionieren weiter, auch wenn der Arbeitsbereich in einen kleineren Tarif wechselt: eine bereits versendete Einladung wird nie ungültig.
Empfängerliste hochladen
Öffnen Sie im Formular-Editor den Reiter Persönliche Links und laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei hoch. Die erste Zeile wird als Kopfzeile mit den Spaltennamen gelesen, jede Zeile darunter wird ein Empfänger.
Mit dem Beispiel starten
Laden Sie die Beispieldatei im Reiter herunter. Sie trägt bereits die Spalten dieses Formulars und zwei Beispielzeilen, die Sie durch Ihre eigene Liste ersetzen. CSV oder Excel, bis zu 2.000 Zeilen pro Upload.
Spalten prüfen
TinyForms zeigt jede Spalte mit ihren ersten Werten, damit Sie sehen, womit Sie arbeiten, bevor irgendetwas erzeugt wird.
Zuordnung prüfen
Die erste Spalte gilt als Name, die zweite als E-Mail, und jede weitere Spalte reist verborgen unter ihrem eigenen Namen mit. Ändern Sie das nach Bedarf, und richten Sie eine Spalte auf ein Feld, wenn sie eine Antwort vorausfüllen oder die Auswahl begrenzen soll.
Erzeugen
Ein persönlicher Link pro Zeile, jeder mit eigener Adresse.
Wofür eine Spalte dienen kann
- Name des Empfängers: erscheint in Ihrer Liste und oben auf seinem Formular. Wird nicht als Antwort gespeichert.
- E-Mail-Adresse: als Ihre eigene Referenz gespeichert. TinyForms verschickt die Einladungen nicht.
- Eine Antwort vorausfüllen: der Wert landet in dem Feld, auf das Sie ihn richten, und ist standardmäßig für den Empfänger nicht änderbar.
- Auswahl begrenzen: nur die in dieser Spalte genannten Optionen bleiben bei Auswahlliste, Optionsfeldern oder Kontrollkästchen wählbar. Mehrere mit einem Semikolon trennen.
- Verborgen mitführen: wird nie angezeigt oder abgefragt, reist aber mit der Antwort mit und kommt in Ihrem Export zurück.
Werte werden an dem erkannt, was Antwortende sehen
Eine Spalte mit „19. November“ trifft sowohl die Option mit dieser Beschriftung als auch ihren gespeicherten Wert, Ihre Tabelle darf also in normaler Sprache bleiben.
Einen Empfänger hinzufügen oder korrigieren
Jede Kampagne bekommt spät noch einen Empfänger dazu, und jede hochgeladene Datei hat eine Zeile, die falsch war. Einen Empfänger hinzufügen öffnet dasselbe Panel wie der Bearbeiten-Stift, und beide erreichen alles, was eine Spalte Ihrer Datei erreicht: den Namen, die E-Mail-Adresse, die vorausgefüllten Antworten, die wählbar bleibenden Optionen und den verborgenen Kontext. Für eine Tippfehlerkorrektur oder einen Wechsel auf ein anderes Datum muss nichts erneut hochgeladen werden.
- Ein von Hand hinzugefügter Empfänger startet mit den verborgenen Schlüsseln, die der Rest Ihrer Liste bereits nutzt: Sie füllen sie aus, statt sie abzutippen.
- Das Bearbeiten ändert die Adresse nie, eine bereits gedruckte oder versendete Einladung funktioniert also weiter.
- Das Panel zeigt den ganzen Empfänger: eine Antwort, die Sie leeren, ist geleert, und eine Option, die Sie abwählen, ist nicht mehr begrenzt.
Wie Links sich verhalten
Drei Einstellungen legen fest, was ein persönlicher Link für dieses Formular bedeutet. Sie gehören zum veröffentlichten Formular, veröffentlichen Sie also einmal, nachdem Sie sie geändert haben. Empfänger hinzuzufügen und zu entfernen wirkt immer sofort.
- Antworten nur über einen persönlichen Link annehmen: die öffentliche Adresse des Formulars nimmt keine Antworten mehr an und zeigt einen Hinweis, dass es nur mit Einladung geht.
- Eine Antwort pro Link: nach dem Antworten zeigt der Link einen Dank statt des Formulars. Standardmäßig an.
- Empfänger dürfen korrigieren, was Sie vorausgefüllt haben: standardmäßig aus, damit eine vorausgefüllte Antwort das ist, was Sie ausgegeben haben, und kein Vorschlag. Es betrifft nur Antworten; verborgener Kontext wird ohnehin nie angezeigt.
Ein Link ist kein Login
Wer die Adresse hat, kann als dieser Empfänger antworten. Für ein RSVP oder eine Verlängerung ist das der richtige Kompromiss, für alles, was Sie sonst mit einem Passwort schützen würden, der falsche.
Nachfassen und exportieren
Jeder Link zeigt, ob er geöffnet und ob damit geantwortet wurde, mit einer laufenden Zählung, wie viele Empfänger geantwortet haben. Laden Sie die Liste als CSV oder Excel herunter, um jede Zeile mit ihrer erzeugten Adresse, ihrem Code und ihrem Status zurückzubekommen, dazu die verborgenen Spalten, die Sie mitgeführt haben. Dieser Export ist die Datei, mit der Ihre Druckerei oder Ihre eigene Verwaltung weiterarbeitet.
Empfängerdaten löschen
Persönliche Links enthalten Namen und Adressen, bevor überhaupt eine Antwort existiert. Einen Link zu löschen ist daher die Art, diese Daten zu löschen. Löschen Sie einen Link oder die ganze Liste auf einmal. Bereits gegebene Antworten behalten die verborgene Referenz, die mit ihnen kam, und verlieren nur den Verweis zurück.
Nicht von der automatischen Löschung erfasst
Anders als Einsendungen werden persönliche Links nie automatisch gelöscht. Eine gedruckte Adresse muss so lange funktionieren, wie die Kampagne läuft, das Leeren der Liste bleibt also eine bewusste Handlung. Wird das Formular gelöscht, verschwinden seine Links mit.