Retrouver tout sur une personne Lien vers cette section
Le RGPD permet à chacun de demander quelles données vous conservez à son sujet et de vous demander de les effacer. Vous avez un mois pour répondre. La page Données d'une personne fait la recherche pour vous : ouvrez le menu de l'espace de travail en haut et choisissez Données d'une personne. Les propriétaires et administrateurs de l'espace de travail peuvent l'utiliser, avec chaque formule, Free comprise.
Saisissez l'adresse e-mail de la personne. TinyForms parcourt chaque formulaire de l'espace de travail et retrouve l'adresse dans chaque question e-mail, celles de la liste d'attente comprises, sans tenir compte des majuscules ou minuscules. Il retrouve aussi les liens personnels envoyés à cette adresse, et les soumissions arrivées par ces liens. Les soumissions annulées, les soumissions dans la corbeille et les formulaires dans la corbeille sont aussi parcourus.
Chaque résultat indique le formulaire, la date, le statut (active, annulée, dans la corbeille ou sur la liste d'attente) et comment il a été trouvé, par exemple la question e-mail qui contient l'adresse.
Formulaires sans question e-mail
Une soumission à un formulaire qui ne demande pas d'adresse e-mail ne peut pas être retrouvée par adresse. Pour celles-ci, saisissez aussi un nom ou un autre texte. Cette recherche lit les réponses elles-mêmes, elle est donc plus lente et moins précise : elle lit les 1 000 soumissions les plus récentes de chaque formulaire, affiche au plus 200 résultats et ne les coche pas, car un nom peut appartenir à quelqu'un d'autre. Vérifiez chacun avant de le cocher.
Envoyer une copie pour une demande d'accès Lien vers cette section
Cochez ce qui appartient à la personne
Tout ce qui a été trouvé par l'adresse est déjà coché. Décochez ce qui ne la concerne pas et cochez les résultats de texte qui la concernent.
Choisissez Exporter pour la demande d'accès
Un petit export est prêt tout de suite. Un grand est préparé en arrière-plan et apparaît sous Vos exports dès qu'il est prêt.
Téléchargez le ZIP et transmettez-le
Vous seul pouvez le télécharger, et il est supprimé 24 heures après sa création.
Le ZIP contient un résumé lisible (summary.html) dans la langue dans laquelle vous travaillez, les mêmes données pour les ordinateurs (data.json) et les fichiers téléversés par la personne, dans un dossier par soumission. Le résumé reprend, par soumission, le formulaire, la date, chaque question avec la réponse telle que TinyForms l'affiche, les paiements avec leur montant et leur statut, et les liens personnels envoyés à la personne.
Lisez-le avant de le transmettre
Les notes internes et étiquettes ajoutées par votre équipe à une soumission, ainsi que l'adresse IP et le navigateur tant qu'ils sont conservés, sont aussi des données personnelles et figurent donc dans l'export. Lisez le résumé avant de l'envoyer.
Tout effacer pour une demande d'effacement Lien vers cette section
Choisissez Effacer toute la sélection. Une confirmation indique exactement combien de soumissions, de fichiers téléversés et de liens personnels disparaîtront. Une fois confirmé, les soumissions sont effacées définitivement, dans la corbeille ou non, avec leurs réponses, notes et fichiers téléversés, et l'espace de stockage qu'elles occupaient est libéré. Les liens personnels envoyés à la personne sont supprimés. Cette action est irréversible : exportez d'abord si la personne a aussi demandé une copie.
Certaines choses échappent à l'effacement, et la page le signale :
- Les réponses déjà synchronisées vers Google Sheets ou Excel restent dans ce tableur. Supprimez-y ces lignes vous-même. Les formulaires qui se synchronisent sont signalés dans les résultats.
- Les e-mails déjà envoyés, comme les confirmations et notifications, ne peuvent pas être rappelés.
- Les données de paiement (montant, date et référence de paiement) restent, sans les réponses, comme trace de l'argent reçu. Les règles comptables vous obligent généralement à les conserver.
- Les téléchargements et copies que vous avez faits vous-même sont à supprimer par vous.
La preuve qu'une demande a été traitée Lien vers cette section
Chaque export et chaque effacement est noté sur la même page sous Demandes traitées : la date, qui l'a traité, et combien de soumissions, fichiers, liens personnels et formulaires étaient concernés. L'adresse et les réponses ne sont jamais notées, le journal ne conserve donc pas ce qui a été effacé. Les entrées sont conservées un an.