Le stage multisport des vacances de Pâques compte vingt-quatre places, l'atelier cuisine huit plans de travail, les cours de natation du mercredi deux moniteurs. Vous ouvrez les inscriptions le lundi soir, et le mardi midi tout est complet. La suite décide si les parents se souviendront de votre association comme d'une organisation juste, ou comme de celle où il fallait connaître quelqu'un.
Un formulaire d'inscription qui se ferme, tout simplement, laisse partir les personnes qui auraient volontiers pris une place libérée. Une liste d'attente tenue dans une boîte mail et la mémoire de quelqu'un dit rarement qui était le suivant. Dans cet article, vous verrez quand une liste d'attente est utile, comment la gérer équitablement (ordre, délai de réponse, communication claire) et comment mettre en place dans TinyForms une liste d'attente d'inscription qui prend le relais toute seule dès que l'activité est complète. Nous sommes aussi honnêtes sur la part qui reste entre vos mains.
En bref :
- Une liste d'attente vaut la peine quand le nombre de places est fixe et que la demande dépasse l'offre.
- Fixez les règles avant d'ouvrir : premier arrivé, premier servi, un délai de réponse et une date de clôture pour la liste.
- Dites clairement aux personnes en liste d'attente qu'elles n'ont pas encore de place, et ce qui se passe ensuite.
- TinyForms passe en liste d'attente tout seul et libère une place quand vous annulez une inscription. Proposer cette place à la personne suivante, c'est vous qui le faites.
Quand une activité a-t-elle besoin d'une liste d'attente ?
Toutes les activités n'en ont pas besoin. Une liste d'attente a du sens quand trois conditions sont réunies.
Le nombre de places est fixe. Une salle de trente personnes, une piscine avec trois couloirs, un taux d'encadrement imposé (en accueil collectif de mineurs comme dans un mouvement de jeunesse), un car de seize places. Si vous pouvez simplement ajouter des chaises, ajoutez des chaises.
La demande dépasse l'offre. Les cours de natation, les stages de vacances, les centres de loisirs et les ateliers populaires sont complets en quelques heures. Si l'édition de l'an dernier était pleine dès le premier jour, celle de cette année le sera aussi.
Des personnes se désistent. Un enfant tombe malade, les plans changent, une famille déménage. Avec une liste d'attente, chaque désistement devient un coup de fil joyeux plutôt qu'une place vide, surtout pour les activités gratuites, où les désistements sont plus nombreux.
Quand la file est plus longue que l'activité elle-même, la liste d'attente n'est pas la solution. Ajoutez plutôt une deuxième session ou un groupe supplémentaire, et gardez la liste d'attente pour les places qui se libèrent.
Comment gérer une liste d'attente équitablement
Une liste d'attente est une promesse. On accepte plus facilement de ne pas avoir de place quand on voit que les règles sont les mêmes pour tout le monde.
Choisissez un ordre, et annoncez-le
Premier arrivé, premier servi : c'est la règle la plus simple à expliquer et la plus difficile à contester. Si vous en appliquez une autre (les membres avant les non-membres, la fratrie des enfants déjà inscrits, les habitants de la commune d'abord), écrivez-la sur le formulaire, pour que personne ne la découvre après coup. Posez sur la liste d'attente elle-même la question qui permet de l'appliquer, par exemple "Êtes-vous membre de l'association ?".
Fixez un délai de réponse
Quand une place se libère, proposez-la à la personne suivante avec un délai clair : "Merci de nous répondre avant jeudi 20 h". Quarante-huit heures conviennent bien plusieurs semaines à l'avance. Dans la dernière semaine avant le début, 24 heures, voire le soir même, restent équitables. Sans délai, une place peut rester vide des jours entiers alors que la personne suivante aurait dit oui tout de suite.
Communiquez à chaque étape
- Sur le formulaire : expliquez que s'inscrire sur la liste d'attente ne donne pas encore de place.
- Dans la confirmation : dites ce qui va se passer et à peu près quand les personnes auront de vos nouvelles, et demandez à chacun de se désister tôt en cas d'empêchement.
- À la clôture de la liste : prévenez celles et ceux qui n'ont pas eu de place. Un court message ("malheureusement, aucune place ne s'est libérée cette fois") vaut bien mieux que le silence.
Clôturez la liste d'attente à temps
Une liste d'attente pour un stage en juillet n'a guère de sens si vous proposez une place la veille au soir. Choisissez une date après laquelle vous ne remplacez plus les désistements, et clôturez la liste ce jour-là. Ainsi, personne ne continue d'espérer quand il n'y a plus de vraie chance.
Ce que fait TinyForms, et ce que vous faites vous-même
Mieux vaut que ce soit clair avant de configurer quoi que ce soit.
TinyForms :
- compte les inscriptions et fait passer le formulaire en liste d'attente tout seul dès que le maximum est atteint, ou dès que la date de clôture des inscriptions est passée ;
- donne à la liste d'attente son propre maximum, sa propre date de clôture et ses propres questions ;
- enregistre chaque inscription en liste d'attente avec la date et l'heure de son arrivée, pour que vous puissiez filtrer les réponses sur "liste d'attente" et voir l'ordre d'un coup d'œil ;
- libère la place immédiatement quand vous annulez une inscription, avec un remboursement dans la même étape si la personne a payé via Mollie.
TinyForms ne fait pas :
- passer automatiquement la personne suivante de la liste d'attente sur une place libérée ;
- envoyer un e-mail à la personne en tête de liste.
C'est un choix délibéré : savoir si quelqu'un veut encore la place, et a encore le temps, seul un petit message vous le dira. Il y a une autre chose à savoir. Tant que votre période d'inscription est ouverte, une place libérée réapparaît sur le formulaire, et la première personne qui le remplit l'obtient. Ce n'est pas forcément celle qui est en tête de votre liste. La méthode ci-dessous règle les deux points.
Une méthode simple à chaque désistement
- N'annulez pas tout de suite. Quand quelqu'un se désiste, ouvrez d'abord les réponses, filtrez sur la liste d'attente et repérez l'inscription la plus ancienne. C'est cette personne qui est la suivante.
- Proposez la place, avec un délai. Envoyez un e-mail ou appelez, et donnez une heure limite pour répondre. Ajoutez à son inscription une étiquette comme "Proposé" et notez la date et le délai dans la note interne, pour qu'un autre bénévole voie où en sont les choses.
- En cas de oui : annulez l'inscription de la personne qui se désiste (et remboursez-la si elle a payé), annulez l'inscription en liste d'attente de la personne qui monte, et envoyez-lui tout de suite le lien du formulaire. Elle s'inscrit alors, et paie si nécessaire, comme tout le monde. Demandez-lui de le faire dans l'heure, car d'ici là la place est ouverte sur le formulaire.
- En cas de non, ou sans réponse dans le délai : changez l'étiquette en "Décliné" ou "Sans réponse" et passez à la personne suivante.
Une fois la date de clôture des inscriptions passée, une annulation ne rouvre plus le formulaire, et un visiteur de passage ne peut donc pas prendre la place libérée. Dans ce cas, vous confirmez vous-même la place à la personne suivante par e-mail, et l'étiquette sur son inscription en liste d'attente vous sert de trace.
Créer une inscription avec liste d'attente dans TinyForms
Ce formulaire se monte en un quart d'heure. Le plus rapide est de partir du modèle d'inscription avec liste d'attente : il accepte vingt inscriptions, les répartit sur deux sessions de dix places et ne demande à la file d'attente qu'un nom, un e-mail, un numéro de téléphone et une remarque.
Étape 1 : fixez le maximum
Dans Réglages, section Limites & liste d'attente, indiquez le nombre maximum de réponses. Attention : il compte des inscriptions, pas des personnes. Une famille qui inscrit trois enfants dans un même formulaire occupe une place. Si les places sont comptées par enfant, faites inscrire chaque enfant séparément. Ajoutez aussi une date de clôture si les inscriptions doivent s'arrêter à un jour précis.
Étape 2 : activez la liste d'attente
Cochez "Activer la liste d'attente dès la fermeture du formulaire". La liste d'attente reçoit son propre maximum et sa propre date de clôture, indépendamment du formulaire principal. Une règle empirique pour le maximum : environ un tiers de vos places. Dix noms derrière trente places, c'est une file réaliste ; cent, c'est un faux espoir.
Étape 3 : donnez à la liste d'attente ses propres questions
La liste d'attente démarre vide, quel que soit le nombre de questions de votre formulaire. Dans l'onglet Liste d'attente, utilisez le bouton "Reprendre des champs" pour y reprendre le nom et l'adresse e-mail de votre propre formulaire. Repris de cette façon, les deux séries de réponses arrivent dans la même colonne de votre export, et l'e-mail de confirmation atteint aussi les personnes en liste d'attente. Ne demandez que ce qu'il faut pour contacter quelqu'un et appliquer votre règle d'ordre. Placez en haut un court paragraphe qui explique le fonctionnement ("Nous proposons les places libérées dans l'ordre d'inscription et vous laissons 48 heures pour répondre").
Une fois le formulaire complet, les visiteurs voient un message indiquant que le maximum est atteint et un bouton "Rejoindre la liste d'attente". Personne n'envoie donc le formulaire en croyant avoir une place.
Étape 4 : ou fixez un maximum par option
Souvent, ce n'est pas toute l'activité qui est complète, mais un groupe ou une semaine. Sur une question à choix, activez "Limiter les sélections par option", indiquez le nombre de places à côté de chaque option et choisissez "La garder en liste d'attente" sous "Lorsqu'une option est complète". Activez aussi "Afficher le nombre de places restantes", pour que les gens repèrent un groupe moins demandé avant de choisir celui qui est complet. Un choix placé en liste d'attente est signalé comme tel dans la réponse et dans l'e-mail de confirmation.
Une limite à connaître : une liste d'attente par option ne peut pas être combinée avec un prix sur cette même question, et personne ne devrait payer pour une place qu'il n'a pas encore. Pour une activité payante, utilisez la liste d'attente du formulaire entier : les personnes qui s'y inscrivent ne paient jamais. Vous organisez un stage sur plusieurs semaines ? Notre guide sur les inscriptions à un stage avec des places limitées par semaine explique comment les répartir.
Étape 5 : évitez les doublons
Activez "Une réponse par adresse e-mail". Une personne déjà en liste d'attente compte comme ayant répondu, si bien qu'une même famille ne peut pas s'inscrire deux fois pour passer devant. C'est aussi pour cela que la méthode ci-dessus annule l'inscription en liste d'attente de la personne qui monte : ensuite, elle peut s'inscrire avec la même adresse.
Étape 6 : rédigez une confirmation valable pour les deux
Les inscriptions et les inscriptions en liste d'attente reçoivent le même e-mail de confirmation, avec leurs propres réponses en dessous. Rédigez l'introduction pour qu'elle convienne aux deux : remerciez, précisez que les personnes inscrites ont une place et que celles en liste d'attente auront de vos nouvelles si une place se libère, et rappelez votre date limite d'annulation. Plus de détails dans l'article d'aide sur les notifications par e-mail.
La même approche fonctionne pour tout ce qui a une limite : des heures de départ pour une balade d'Halloween ou des créneaux de bénévoles pour la fête de l'école.
Combien ça coûte ?
Les listes d'attente, le maximum par option, le compteur de places restantes, les étiquettes et l'e-mail de confirmation sont inclus dans toutes les offres, y compris l'offre gratuite. Les inscriptions en liste d'attente sont des réponses, elles comptent donc dans votre quota mensuel : 100 sur Free, 2 500 sur Pro et 10 000 sur Business. Le paiement en ligne via Mollie, avec les remboursements depuis la liste des réponses, fait partie des offres payantes. Consultez les tarifs pour le détail, ou découvrez les listes d'attente dans TinyForms.
Questions fréquentes
TinyForms fait-il passer automatiquement quelqu'un de la liste d'attente sur une place libre ?
Non. Quand vous annulez une inscription, la place redevient libre, mais TinyForms ne fait monter personne et n'envoie aucun e-mail. Vous contactez vous-même la personne suivante, et c'est justement le moment de vérifier qu'elle veut toujours la place.
Les personnes en liste d'attente doivent-elles déjà payer ?
Non. Un formulaire avec paiement ne facture jamais une inscription en liste d'attente. La personne paie une fois qu'elle a une place et s'inscrit via le formulaire.
Puis-je clôturer la liste d'attente avant le début de l'activité ?
Oui. La liste d'attente a sa propre date de clôture, distincte de celle des inscriptions. Après cette date, un formulaire complet affiche votre message de fermeture au lieu de la liste d'attente.