Wat een persoonlijke link is
Een persoonlijke link is het eigen adres van één ontvanger voor een formulier, bijvoorbeeld tinyforms.tools/i/k7m2qpza. Het is geen kopie van het formulier: het is jouw formulier, geopend met de antwoorden van die persoon al ingevuld, zijn keuzes beperkt tot wat op hem van toepassing is, en een referentie van jou die meereist zonder ooit getoond te worden.
Het adres bevat geen vraagteken en geen parameters, en de code vermijdt tekens die snel verkeerd gelezen worden, zodat ze op een gedrukte uitnodiging past en het overtypen in hoofdletters overleeft.
Onderdeel van het Business-abonnement
Persoonlijke links genereren en beheren vereist Business. Links die al bestaan blijven werken, ook als de werkruimte naar een kleiner abonnement gaat, zodat een uitnodiging die al op de post zit nooit ongeldig wordt.
Je ontvangerslijst uploaden
Open het tabblad Persoonlijke links in de formulier-editor en upload een CSV- of Excel-bestand. De eerste rij wordt gelezen als de koprij met de kolomnamen, en elke rij daaronder wordt één ontvanger.
Vertrek van het voorbeeld
Download het voorbeeldbestand in het tabblad. Het draagt al de kolommen van dit formulier en twee voorbeeldrijen, zodat je die door je eigen lijst kan vervangen. CSV of Excel, tot 2.000 rijen per upload.
Controleer de kolommen
TinyForms toont elke kolom met haar eerste waarden, zodat je ziet waarmee je werkt voor er iets wordt aangemaakt.
Controleer de toewijzing
De eerste kolom wordt als naam genomen, de tweede als e-mail, en elke kolom daarna reist verborgen mee onder haar eigen naam. Pas ze gerust aan, en wijs een kolom toe aan een veld als ze een antwoord moet invullen of de keuzes moet beperken.
Genereren
Eén persoonlijke link per rij, elk met een eigen adres.
Waarvoor een kolom kan dienen
- Naam van de ontvanger: getoond in je lijst en bovenaan zijn formulier. Wordt niet als antwoord bewaard.
- E-mailadres: bewaard als referentie voor jezelf. TinyForms verstuurt de uitnodigingen niet.
- Een antwoord invullen: de waarde komt in het veld dat je aanwijst en kan standaard niet door de ontvanger gewijzigd worden.
- De keuzes beperken: alleen de opties die in die kolom staan blijven selecteerbaar bij een dropdown, keuzerondjes of checkboxen. Scheid er meerdere met een puntkomma.
- Verborgen meesturen: wordt nooit getoond of gevraagd, maar reist mee met het antwoord en komt terug in je export.
Waarden worden gematcht op wat respondenten zien
Een kolom met "19 november" matcht zowel de optie met dat label als de onderliggende waarde, zodat je spreadsheet in gewone taal kan blijven.
Eén ontvanger toevoegen of corrigeren
Elke campagne krijgt er laat nog een ontvanger bij, en elk geüpload bestand heeft één rij die fout zat. Eén ontvanger toevoegen opent hetzelfde paneel als het bewerkpotlood, en allebei bereiken ze alles wat een kolom van je bestand kan: de naam, het e-mailadres, de ingevulde antwoorden, de keuzes die selecteerbaar blijven en de verborgen context. Je hoeft niets opnieuw te uploaden om een schrijffout te herstellen of iemand naar een andere datum te verplaatsen.
- Een handmatig toegevoegde ontvanger start met de verborgen sleutels die de rest van je lijst al gebruikt, zodat je ze invult in plaats van overtypt.
- Bewerken verandert het adres nooit, dus een uitnodiging die al gedrukt of verstuurd is blijft werken.
- Het paneel toont de volledige ontvanger: een antwoord dat je leegmaakt is leeg, en een keuze die je uitvinkt is niet langer beperkt.
Hoe links zich gedragen
Drie instellingen bepalen wat een persoonlijke link voor dit formulier betekent. Ze horen bij het gepubliceerde formulier, dus publiceer één keer nadat je ze wijzigt. Ontvangers toevoegen en verwijderen werkt altijd meteen.
- Alleen antwoorden via een persoonlijke link aanvaarden: het gewone publieke adres van het formulier neemt geen antwoorden meer aan en toont een melding dat het op uitnodiging is.
- Eén antwoord per link: na het antwoorden toont de link een bedankmelding in plaats van het formulier. Staat standaard aan.
- Ontvangers mogen corrigeren wat je invulde: standaard uit, zodat een ingevuld antwoord is wat jij hebt uitgestuurd en geen suggestie. Het gaat enkel over antwoorden; verborgen context wordt sowieso nooit getoond.
Een link is geen login
Wie het adres heeft, kan antwoorden als die ontvanger. Dat is de juiste afweging voor een RSVP of een hernieuwing, en de verkeerde voor alles wat je anders met een wachtwoord zou beschermen.
Opvolgen en exporteren
Bij elke link zie je of hij geopend is en of er geantwoord is, met een lopende teller van hoeveel ontvangers al reageerden. Download de lijst als CSV of Excel om elke rij terug te krijgen met haar gegenereerde adres, code en status, plus de verborgen kolommen die je liet meereizen. Die export is het bestand waarmee je drukker of je eigen administratie verder werkt.
Ontvangersgegevens verwijderen
Persoonlijke links bevatten namen en adressen voor er ook maar één antwoord bestaat, dus een link verwijderen is hoe je die gegevens wist. Verwijder één link, of de hele lijst in één keer. Antwoorden die al gegeven zijn behouden de verborgen referentie die meereisde en verliezen alleen de verwijzing terug.
Valt niet onder het automatisch opruimen
Anders dan inzendingen worden persoonlijke links nooit automatisch verwijderd. Een gedrukt adres moet blijven werken zolang de campagne loopt, dus de lijst leegmaken blijft een bewuste handeling. Het formulier verwijderen verwijdert ook zijn links.