Ce qu’est un lien personnel
Un lien personnel est l’adresse propre d’un destinataire pour un formulaire, par exemple tinyforms.tools/i/k7m2qpza. Ce n’est pas une copie du formulaire : c’est votre formulaire, ouvert avec les réponses de cette personne déjà préremplies, ses choix limités à ce qui la concerne, et une référence à vous qui voyage sans jamais être affichée.
L’adresse ne comporte ni point d’interrogation ni paramètres, et le code évite les caractères facilement mal lus : elle tient sur une invitation imprimée et survit à la recopie en majuscules.
Inclus dans la formule Business
Générer et gérer des liens personnels requiert Business. Les liens existants continuent de fonctionner même si l’espace passe à une formule inférieure : une invitation déjà postée n’est jamais invalidée.
Importer votre liste de destinataires
Ouvrez l’onglet Liens personnels dans l’éditeur de formulaire et importez un fichier CSV ou Excel. La première ligne est lue comme l’en-tête nommant les colonnes, et chaque ligne en dessous devient un destinataire.
Partir de l’exemple
Téléchargez le fichier d’exemple depuis l’onglet. Il porte déjà les colonnes de ce formulaire et deux lignes d’exemple, que vous remplacez par votre liste. CSV ou Excel, jusqu’à 2 000 lignes par import.
Vérifier les colonnes
TinyForms affiche chaque colonne avec ses premières valeurs, pour que vous voyiez ce que vous manipulez avant que quoi que ce soit ne soit créé.
Vérifier l’association
La première colonne est prise comme nom, la deuxième comme e-mail, et chaque colonne suivante voyage masquée sous son propre nom. Modifiez-les si besoin, et pointez une colonne vers un champ si elle doit préremplir une réponse ou limiter les choix.
Générer
Un lien personnel par ligne, chacun avec sa propre adresse.
À quoi peut servir une colonne
- Nom du destinataire : affiché dans votre liste et en haut de son formulaire. N’est pas conservé comme réponse.
- Adresse e-mail : conservée pour votre propre référence. TinyForms n’envoie pas les invitations.
- Préremplir une réponse : la valeur arrive dans le champ que vous désignez et, par défaut, ne peut pas être modifiée par le destinataire.
- Limiter les choix : seules les options nommées dans cette colonne restent sélectionnables sur une liste déroulante, un groupe de boutons radio ou des cases à cocher. Séparez-en plusieurs par un point-virgule.
- Transmettre, masqué : jamais affiché ni demandé, mais voyage avec la réponse et revient dans votre export.
Les valeurs sont reconnues sur ce que voient les répondants
Une colonne contenant « 19 novembre » correspond aussi bien à l’option intitulée « 19 novembre » qu’à sa valeur enregistrée : votre tableur peut rester en langage courant.
Ajouter ou corriger un destinataire
Toute campagne gagne un destinataire de dernière minute, et tout fichier importé contient une ligne erronée. Ajouter un destinataire ouvre le même panneau que le crayon de modification, et tous deux atteignent tout ce qu’une colonne de votre fichier peut atteindre : le nom, l’e-mail, les réponses préremplies, les choix qui restent sélectionnables et le contexte masqué. Rien n’est à réimporter pour corriger une orthographe ou déplacer une personne vers une autre date.
- Un destinataire ajouté à la main démarre avec les clés masquées que le reste de votre liste utilise déjà : vous les remplissez au lieu de les retaper.
- La modification ne change jamais l’adresse : une invitation déjà imprimée ou envoyée continue de fonctionner.
- Le panneau montre le destinataire en entier : une réponse que vous videz est vidée, et un choix que vous décochez n’est plus limité.
Comment se comportent les liens
Trois réglages déterminent ce qu’un lien personnel signifie pour ce formulaire. Ils font partie du formulaire publié : republiez une fois après les avoir modifiés. Ajouter et retirer des destinataires prend toujours effet immédiatement.
- N’accepter les réponses que par un lien personnel : l’adresse publique du formulaire cesse d’accepter des réponses et affiche un avis « sur invitation ».
- Une réponse par lien : après la réponse, le lien affiche un message de remerciement au lieu du formulaire. Activé par défaut.
- Autoriser les destinataires à corriger ce que vous avez prérempli : désactivé par défaut, pour qu’une réponse préremplie soit ce que vous avez émis et non une suggestion. Cela ne concerne que les réponses ; le contexte masqué n’est de toute façon jamais affiché.
Un lien n’est pas un compte
Quiconque détient l’adresse peut répondre au nom de ce destinataire. C’est le bon compromis pour un RSVP ou un renouvellement, et le mauvais pour tout ce que vous protégeriez sinon par un mot de passe.
Relancer et exporter
Chaque lien indique s’il a été ouvert et s’il a servi à répondre, avec un compteur du nombre de destinataires ayant répondu. Téléchargez la liste en CSV ou Excel pour récupérer chaque ligne avec son adresse générée, son code et son statut, plus les colonnes masquées que vous avez fait suivre. Cet export est le fichier avec lequel votre imprimeur ou votre propre administration travaille.
Supprimer les données des destinataires
Les liens personnels contiennent des noms et des adresses avant qu’aucune réponse n’existe : supprimer un lien est donc la façon d’effacer ces données. Supprimez un lien, ou toute la liste d’un coup. Les réponses déjà données conservent la référence masquée qui les accompagnait et perdent seulement le renvoi.
Hors purge automatique
Contrairement aux réponses, les liens personnels ne sont jamais supprimés automatiquement. Une adresse imprimée doit rester valable aussi longtemps que dure la campagne : vider la liste reste un geste délibéré. Supprimer le formulaire supprime aussi ses liens.